Project Officer

POSISI : Project Officer

DESKRIPSI : Project Officer merupakan posisi yang bertanggung jawab atas keseluruhan project life cycle, mulai dari proses inisiasi (initiation), perencanaan (planning), pengaturan (organizing), pelaksanaan (execution), pengendalian (controlling), dan penutupan (closing) untuk mencapai kesuksesan project. Posisi ini bertujuan memastikan project selesai tepat waktu, sesuai anggaran, ruang lingkup, dan standar kualitas.

JOBDES :

1. Membuat jadwal project, menyusun timeline dan milestones, serta mengelola dependensi antar aktivitas project.
2. Menyusun perencanaan kapasitas, mengelola alokasi sumber daya (SDM, teknologi).
3. Memonitor pelaksanaan project, memastikan implementasi berjalan sesuai dengan perencanaan, ruang lingkup, SLA, dan standar kualitas.
4. Menyusun laporan status project berkala kepada stakeholder internal dan eksternal.
5. Menindaklanjuti ekspektasi stakeholder serta memastikan kepuasan pelanggan.
6. Menampung perubahan (change request), eskalasi masalah, serta melakukan evaluasi dan validasi terhadap permintaan penyesuaian ruang lingkup project.
7. Membuat laporan pelaksanaan project yang sesuai standar.
8. Berkoordinasi dan berkomunikasi efektif dengan semua stakeholder project, termasuk klien, vendor, manajemen, dan end-user.
9. Mengidentifikasi, menganalisis, dan memitigasi risiko proyek secara proaktif untuk meminimalkan dampak terhadap jadwal, biaya, dan kualitas.
10. Mengelola dokumentasi proyek secara menyeluruh, termasuk arsip dokumen, BAST, kontrak, dan perubahan yang terjadi selama siklus proyek.
11. Memfasilitasi pelaksanaan rapat proyek, termasuk menyiapkan agenda, mendokumentasikan notulen, serta menindaklanjuti hasil rapat.
12. Memastikan kepatuhan proyek terhadap kebijakan perusahaan, prosedur internal, serta regulasi yang berlaku.
13. Mengelola dan memantau penggunaan anggaran proyek, termasuk proses administrasi keuangan seperti pengajuan dan verifikasi invoice.
14. Melakukan evaluasi kinerja proyek dan menyusun laporan penutupan (project closing report) sebagai bahan pembelajaran dan perbaikan berkelanjutan.
15. Melaksanakan tugas-tugas tambahan lainnya yang diberikan Atasan/Perusahaan yang masih berhubungan dengan Fungsi dan Jabatan.

KUALIFIKASI :

1. Pendidikan min. S1 Bisnis Administrasi/Management/setara
2. Pengalaman sebagai Project Officer/Project Admin/Project Management di bidang IT
3. Memahami software management project (monday.com dan jira)
4. Kemampuan mengelola waktu
5. Membuat analisis situasi, identifikasi masalah dan solusi
6. Membuat dokumen project secara komprehensif