Project Admin – Banking & Tender Project

Job Summary

Project Admin bertanggung jawab dalam mengelola administrasi proyek, mendukung proses tender, memastikan kelengkapan dokumen proyek, serta melakukan koordinasi dengan tim internal, vendor, dan klien, khususnya pada proyek implementasi di sektor perbankan. Posisi ini memastikan seluruh administrasi proyek berjalan sesuai timeline, standar perusahaan, dan persyaratan klien.

Job Responsibilities

Project Administration

• Mengelola seluruh administrasi proyek dari tahap inisiasi hingga penutupan proyek.
• Menyiapkan dan memelihara dokumentasi proyek seperti Project Charter, Minutes of Meeting (MoM), progress report, action list, risk log, dan project documentation.
• Mengelola surat menyurat proyek, berita acara, BAST, delivery order, serta dokumen pendukung lainnya.
• Memastikan seluruh dokumen proyek terdokumentasi dengan baik dan mudah ditelusuri.
• Melakukan monitoring timeline, deliverables, dan status pekerjaan bersama Project Manager.
• Menyusun laporan progres proyek secara berkala untuk manajemen dan klien.

Tender Administration

• Mendukung proses administrasi tender pemerintah maupun swasta.
• Menyiapkan dokumen administrasi tender sesuai persyaratan RFP/RFQ.
• Berkoordinasi dengan tim legal, finance, sales, dan technical dalam melengkapi dokumen tender.
• Melakukan pengecekan kelengkapan dokumen legal perusahaan seperti NIB, NPWP, PKP, sertifikat, ISO, SIUP/NIB, dan dokumen pendukung lainnya.
• Mengunggah dokumen tender pada portal e-procurement sesuai jadwal.
• Memastikan seluruh dokumen tender dikirim sebelum batas waktu yang ditentukan.

Banking Project Support

• Mendukung administrasi proyek implementasi pada bank nasional maupun Himbara.
• Berkoordinasi dengan PIC bank terkait jadwal implementasi, deployment, testing, dan serah terima.
• Mengelola dokumen implementasi seperti checklist deployment, user acceptance test (UAT), BAST, dan dokumentasi proyek.
• Membantu proses administrasi onboarding personel proyek ke lingkungan perbankan.
• Memastikan seluruh dokumen mengikuti standar keamanan dan kepatuhan yang berlaku di industri perbankan.

Coordination & Reporting

• Berkoordinasi dengan Project Manager, Technical Team, Sales, Procurement, Finance, dan Vendor.
• Menjadwalkan meeting proyek serta membuat Minutes of Meeting (MoM).
• Melakukan monitoring outstanding task dan follow-up kepada PIC terkait.
• Membantu penyusunan laporan KPI proyek dan dokumentasi audit apabila diperlukan.

Qualifications

• Minimal Diploma (D3) atau Sarjana (S1) Administrasi, Manajemen, Teknik Industri, Sistem Informasi, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Project Admin, PMO, atau Project Coordinator.
• Wajib memiliki pengalaman menangani proyek implementasi di industri perbankan.
• Memiliki pengalaman dalam administrasi tender pemerintah maupun swasta menjadi nilai tambah.
• Memahami siklus proyek (Project Lifecycle) dan administrasi proyek IT.
• Terbiasa menangani dokumentasi proyek dalam jumlah besar dengan tingkat ketelitian yang tinggi.
• Memahami proses implementasi proyek pada lingkungan enterprise/perbankan.

Required Skills

• Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) tingkat mahir.
• Microsoft Project menjadi nilai tambah.
• Jira, Confluence, atau tools project management lainnya.
• Document Control & Document Management.
• Minutes of Meeting (MoM).
• Project Reporting.
• Tender Administration.
• E-Procurement Portal (LPSE/e-Procurement perusahaan) menjadi nilai tambah.
• Kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
• Detail-oriented dan memiliki kemampuan administrasi yang kuat.
• Mampu bekerja dengan deadline yang ketat dan menangani beberapa proyek secara bersamaan.

Preferred Experience

• Pernah menangani proyek implementasi IT di bank seperti BNI, BRI, Mandiri, BTN, BSI, atau bank swasta.
• Berpengalaman mendukung proses tender IT Solution, Software, Hardware, atau System Integration.
• Terbiasa berinteraksi dengan stakeholder internal maupun klien korporasi.
• Memahami proses procurement dan administrasi kontrak proyek.