Job description for Procurement Local and GA at Istana Kancing
*Tentang Posisi
-Istana Kancing mencari Procurement yang mampu menangani pengadaan lokal secara end-to-end, mulai dari menerima kebutuhan, mencari dan membandingkan vendor, melakukan negosiasi, membuat purchase order, hingga memastikan barang atau jasa diterima sesuai kebutuhan.
-Posisi ini juga akan menangani kebutuhan dasar General Affairs seperti kebutuhan fasilitas kantor dan karyawan.
-Posisi ini berfokus pada pengadaan dari supplier lokal. Pengadaan dan transaksi impor akan ditangani secara terpisah oleh Import Procurement Specialist.
*Tanggung Jawab Utama
A. Local Procurement
-Menerima dan memeriksa permintaan pembelian dari setiap divisi.
-Mencari supplier atau vendor lokal sesuai kebutuhan perusahaan.
-Meminta dan membandingkan penawaran berdasarkan harga, kualitas, spesifikasi, layanan, serta waktu pengiriman.
-Melakukan negosiasi harga, diskon, minimum order, termin pembayaran, dan ketentuan pembelian.
-Membuat serta mengelola purchase order.
-Melakukan pembelian produk, perlengkapan toko, kebutuhan gudang, ATK, peralatan kerja, dan kebutuhan operasional lainnya.
-Melakukan follow-up kepada supplier hingga barang atau jasa diterima.
-Memastikan jumlah, kondisi, kualitas, dan spesifikasi barang sesuai pesanan.
-Menangani retur, komplain, keterlambatan, atau ketidaksesuaian pembelian.
-Membangun database supplier dan mengevaluasi kinerja vendor secara berkala.
-Mencari alternatif supplier untuk mendapatkan harga, kualitas, dan layanan yang lebih baik.
-Membantu mengendalikan biaya serta menemukan peluang penghematan tanpa mengurangi kualitas.
-Menyusun laporan pembelian, perbandingan harga, status pesanan, dan kinerja supplier.
B. General Affairs
-Mengelola pembelian kebutuhan kantor, toko, gudang, pantry, kebersihan, dan fasilitas kerja.
-Berkoordinasi dengan vendor maintenance, teknisi, jasa kebersihan, transportasi, dan vendor operasional lainnya.
-Membantu memantau kondisi fasilitas serta mengoordinasikan kebutuhan perbaikan.
-Membantu mencatat dan mengontrol aset serta perlengkapan perusahaan.
-Memastikan kebutuhan operasional tersedia tepat waktu dan digunakan secara efisien.
-Menyimpan dokumen vendor, invoice, garansi, dan administrasi GA secara rapi.
*Kualifikasi
-Pendidikan minimal SMK/D3 Manajemen, Administrasi Bisnis, atau bidang yang relevan.
-Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun dalam Procurement, Purchasing, General Affairs, atau posisi sejenis.
-Memahami proses procurement lokal dari permintaan pembelian hingga pembayaran dan penerimaan barang.
-Mampu mencari, membandingkan, dan mengevaluasi supplier.
-Memiliki kemampuan negosiasi dan komunikasi yang baik.
-Terbiasa membuat purchase order, perbandingan harga, dan laporan pembelian.
-Mampu menggunakan Microsoft Excel untuk membuat rekap, perbandingan, dan laporan.
-Mampu menggunakan Accurate Online, khususnya untuk transaksi pembelian dan laporan terkait, menjadi prioritas.
-Memiliki kemampuan berhitung serta daya ingat yang baik.
-Bersedia bekerja secara on-site di Green Lake City, Tangerang.
*Sikap Kerja yang Kami Cari
-Jujur dan memiliki integritas tinggi.
-Teliti dalam memeriksa harga, jumlah, spesifikasi, dokumen, dan pembayaran.
-Bertanggung jawab serta aktif melakukan follow-up.
-Tidak mudah melupakan permintaan, pesanan, atau pekerjaan yang belum selesai.
-Mampu menjaga kerahasiaan harga, data supplier, transaksi, dan informasi perusahaan.
-Tidak menerima hadiah, komisi pribadi, atau keuntungan yang menimbulkan konflik kepentingan.
-Berani menyampaikan kesalahan, selisih, keterlambatan, atau kendala secara terbuka.
-Tidak memilih supplier hanya berdasarkan kebiasaan atau hubungan pribadi.
-Mampu bekerja cepat tanpa mengabaikan ketelitian.
-Mau belajar, menerima arahan, dan terbuka terhadap evaluasi.
-Mampu berkomunikasi secara profesional dengan supplier dan divisi internal.
*Keahlian Utama
-Local Procurement
-Vendor Sourcing
-Vendor Management
-Negotiation
-Purchase Order Management
-General Affairs
-Accurate Online
-Microsoft Excel
-Cost Control
-Reporting
-Attention to Detail
-Integrity and Confidentiality
*Mengapa Bergabung dengan Istana Kancing?
-Menangani proses procurement lokal secara menyeluruh dan memiliki kontribusi langsung terhadap kelancaran operasional perusahaan.
-Mendapatkan pengalaman lintas fungsi antara Procurement, dan General Affairs.
-Berkolaborasi dengan Finance & Accounting, Sales, Marketplace, Warehouse, Human Resources, serta divisi lainnya.
-Memiliki ruang untuk mencari supplier baru, meningkatkan efisiensi biaya, dan memperbaiki sistem pembelian.
-Mengembangkan kemampuan negosiasi, vendor management, penggunaan Accurate, serta pelaporan.
-Menjadi bagian dari transformasi Istana Kancing menuju sistem operasional yang semakin profesional, tertib, dan efisien.
