Job description for Procurement (Import Specialist) at Istana Kancing
-*Tentang Posisi
-Istana Kancing mencari Import Procurement Specialist yang memiliki pola pikir kuat dalam pengadaan internasional serta memahami proses procurement secara menyeluruh.
-Posisi ini akan bertanggung jawab terhadap proses pengadaan impor, mulai dari pencarian supplier luar negeri, permintaan sampel dan penawaran, negosiasi, pembuatan purchase order, pemantauan produksi, dokumentasi impor, pengiriman, hingga barang diterima di gudang.
-Meskipun berfokus pada impor, kandidat diharapkan memahami prinsip dasar procurement secara global—seperti supplier management, cost control, inventory planning, purchase administration, dan koordinasi pembayaran. Pemahaman ini diperlukan agar terdapat backup system yang kuat dalam fungsi Procurement, sebagai salah satu tiang utama operasional perusahaan.
*Tanggung Jawab Utama
A. Import Procurement
-Mencari, menyeleksi, dan mengevaluasi supplier luar negeri sesuai kebutuhan perusahaan.
-Meminta katalog, sampel, spesifikasi, quotation, dan informasi minimum order quantity.
-Membandingkan supplier berdasarkan harga, kualitas, kapasitas produksi, lead time, reputasi, dan ketentuan pembayaran.
-Melakukan negosiasi harga, MOQ, spesifikasi, kemasan, metode pembayaran, dan jadwal produksi.
-Membuat serta mengelola purchase order impor.
-Memastikan produk, jumlah, warna, ukuran, bahan, kemasan, dan spesifikasi lainnya sesuai kesepakatan.
-Melakukan follow-up atas sampel, produksi, quality control, kesiapan barang, dan jadwal pengiriman.
-Memantau seluruh proses pembelian hingga barang diterima di gudang.
-Menangani keterlambatan, selisih jumlah, ketidaksesuaian produk, kerusakan, atau komplain kepada supplier.
-Membangun hubungan profesional dan berkelanjutan dengan supplier internasional.
B. Import Documentation & Logistics
-Memastikan kelengkapan dokumen seperti purchase order, proforma invoice, commercial invoice, packing list, Bill of Lading/Airway Bill, Certificate of Origin, dan dokumen relevan lainnya.
-Berkoordinasi dengan supplier, forwarder, pihak logistik, dan pihak internal terkait proses pengiriman.
-Memantau proses pengiriman melalui laut, udara, atau jalur lain yang digunakan perusahaan.
Memantau proses pengiriman melalui laut, udara, atau jalur lain yang digunakan perusahaan.
-Memperbarui status produksi, keberangkatan, perjalanan, proses kepabeanan, dan estimasi kedatangan barang.
-Menyimpan seluruh dokumen procurement dan impor secara rapi, lengkap, serta mudah ditelusuri.
-Membantu menyelesaikan kendala dokumen, pengiriman, atau penerimaan barang.
C. Costing & Procurement Reporting
-Menghitung dan menganalisis perkiraan landed cost.
-Membandingkan harga produk, biaya pengiriman, pajak atau bea, biaya forwarder, dan biaya terkait lainnya.
-Membantu memastikan pembelian sesuai anggaran dan memberikan nilai terbaik bagi perusahaan.
-Membuat laporan status purchase order, produksi, pengiriman, pembayaran, dan kedatangan barang.
-Memperbarui database supplier, produk, harga, MOQ, lead time, dan riwayat pembelian.
-Menyampaikan potensi keterlambatan, kenaikan biaya, risiko stok, atau kendala supplier secara proaktif.
-Berkoordinasi dengan Finance & Accounting terkait jadwal dan dokumen pembayaran supplier.
-Berkoordinasi dengan Warehouse terkait kesiapan penerimaan dan pengecekan barang.
-Berkoordinasi dengan Sales, Marketplace, dan Product Team terkait kebutuhan serta ketersediaan produk.
D. Procurement Support & Backup System
-Memahami proses procurement secara end-to-end, baik impor maupun pengadaan lokal.
-Membantu menjaga kesinambungan pekerjaan Procurement apabila terdapat pekerjaan mendesak, peningkatan volume, atau PIC terkait berhalangan.
-Menjadi backup terbatas untuk pengecekan permintaan pembelian, supplier, quotation, purchase order, dan status pengadaan lokal jika diperlukan.
-Berbagi data, status pekerjaan, kontak supplier, dan dokumentasi agar pengetahuan procurement tidak hanya bergantung pada satu orang.
-Membantu menyusun serta menjalankan SOP, checklist, database, dan sistem monitoring procurement.
-Berkolaborasi dengan Procurement Specialist lokal untuk menghindari pembelian ganda, kekurangan stok, keterlambatan, dan ketidaksesuaian data.
-Membantu mengidentifikasi peluang supplier, produk, harga, atau metode pengadaan yang lebih efektif.
-Tetap memprioritaskan tanggung jawab utama pada procurement impor.
*Kualifikasi
-Pendidikan minimal D3/S1 Manajemen, Bisnis Internasional, Supply Chain, Logistik, Akuntansi, atau bidang yang relevan.
-Memiliki pengalaman minimal 2 tahun dalam import procurement, international purchasing, atau supply chain.
-Memahami proses pengadaan impor dari pencarian supplier hingga barang diterima.
-Memahami dokumen dasar pembelian dan pengiriman internasional.
-Memiliki kemampuan sourcing, negosiasi, analisis biaya, dan supplier management.
-Memahami Incoterms, MOQ, lead time, metode pembayaran internasional, freight, serta landed cost.
-Mampu menggunakan Microsoft Excel untuk perbandingan harga, costing, database supplier, dan laporan.
-Mampu berkomunikasi tertulis dan lisan dalam Bahasa Inggris untuk kebutuhan bisnis.
-Kemampuan Bahasa Mandarin menjadi nilai tambah.
-Pengalaman mencari supplier melalui marketplace B2B, pameran, atau jaringan supplier lainnya menjadi nilai tambah.
-Memahami sistem Accurate Online dan software ERP/purchasing menjadi nilai tambah.
-Memahami dasar procurement lokal agar mampu mendukung backup system tim.
-Bersedia bekerja secara on-site di Green Lake City, Tangerang.
*Sikap Kerja yang Kami Cari
-Memiliki integritas tinggi dan mampu menjaga kerahasiaan harga serta data supplier.
-Teliti dalam memeriksa spesifikasi, jumlah, harga, dokumen, dan jadwal.
-Kritis dan tidak mudah menerima informasi supplier tanpa verifikasi.
-Proaktif melakukan follow-up serta memberikan pembaruan sebelum diminta.
-Memiliki sense of urgency dan mampu mengantisipasi risiko.
-Tidak membiarkan pekerjaan atau kendala tanpa tindak lanjut.
-Berani menyampaikan risiko, keterlambatan, atau kesalahan secara terbuka.
-Mampu membuat dokumentasi dan serah terima pekerjaan yang rapi.
-Tidak menyimpan informasi penting hanya untuk kepentingan pribadi.
-Tidak menerima komisi pribadi, hadiah, atau keuntungan yang menimbulkan konflik kepentingan.
-Mampu bekerja mandiri sekaligus berkolaborasi lintas divisi.
-Mau belajar dan beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis.
*Keahlian Utama
-Import Procurement
-International Sourcing
-Supplier Management
-Negotiation
-Purchase Order Management
-Import Documentation
-Incoterms : Pemahaman ketentuan perdagangan internasional (Incoterms seperti EXW, FOB, CIF, dan DDP)
-Freight and Logistics Coordination : Koordinasi pengiriman internasional dengan supplier, forwarder, ekspedisi, dan gudang
-Landed Cost Analysis : Mampu menghitung dan menganalisis total biaya barang impor hingga diterima di gudang, termasuk harga barang, pengiriman, pajak/bea, forwarder, dan biaya terkait lainnya
-Inventory Planning
-Cost Control
-Microsoft Excel
-English Business Communication
-Reporting and Documentation
-Risk Management
-Cross-functional Collaboration
-Indikator Keberhasilan
-Pengadaan impor selesai sesuai kebutuhan, anggaran, dan jadwal.
-Spesifikasi serta jumlah barang yang diterima sesuai purchase order.
-Dokumen pembelian dan impor lengkap serta mudah ditelusuri.
-Supplier, harga, lead time, dan status pesanan tercatat dengan baik.
-Potensi kendala dapat diketahui dan disampaikan lebih awal.
-Koordinasi pembayaran, pengiriman, dan penerimaan barang berjalan lancar.
-Tersedia backup data dan sistem kerja sehingga proses procurement tidak bergantung pada satu orang.
-Terjalin kerja sama yang baik antara Procurement Import, Procurement Lokal, Finance & Accounting, Warehouse, dan divisi lainnya.
*Mengapa Bergabung dengan Istana Kancing?
-Memiliki peran penting dalam memastikan ketersediaan produk dan kelancaran operasional perusahaan.
-Mendapatkan pengalaman mengelola pengadaan impor secara end-to-end.
-Berkesempatan mengembangkan supplier serta produk dari pasar internasional.
-Terlibat dalam analisis biaya, perencanaan stok, dan pengembangan sistem procurement.
-Berkolaborasi dengan Direktur dan berbagai fungsi bisnis.
-Memiliki ruang untuk memberikan ide dan membangun proses procurement yang lebih kuat, efisien, serta berkelanjutan.
-Menjadi bagian dari transformasi Istana Kancing menuju bisnis retail fashion supplies yang semakin profesional dan berkembang.
