Job description for PIC DOCUMENT VISA at Pose Travel Services
Description
PT Pose Travel Services membuka kesempatan bagi Anda untuk bergabung sebagai PIC Document (Visa Processing).
Posisi ini berperan penting dalam memastikan dokumen pelanggan untuk pengajuan visa lengkap, akurat, dan sesuai dengan ketentuan masing-masing negara.
Selain itu, PIC Document juga bertanggung jawab menjaga komunikasi yang baik dengan Customer, membantu proses koordinasi internal, dan memastikan kepuasan pelanggan terjaga.
Responsibility
Pengelolaan Dokumen
1. Mengecek kelengkapan dokumen visa Customer sesuai persyaratan kedutaan.
2. Melakukan validasi data/dokumen agar sesuai standar (tanggal, format, legalisasi, dsb).
3. Membuat checklist dokumen dan memastikan tidak ada yang terlewat.
4. Menyiapkan dokumen untuk submission ke kedutaan/VFS.
Koordinasi & Komunikasi
1. Berkomunikasi dengan Customer (via WhatsApp, telepon, email) terkait dokumen yang kurang, salah, atau perlu perbaikan.
2. Memberikan informasi yang jelas, sopan, dan akurat terkait status dokumen dan proses visa.
3. Berkoordinasi dengan tim internal (Sales/PIC lain, Finance) untuk kelancaran proses pengajuan.
4. Memantau status dan melakukan follow-up dengan kedutaan/Customer bila ada update.
Administrasi & Pelaporan
1. Menyimpan, mengarsipkan, dan memperbarui data dokumen Customer dengan rapi (manual maupun digital).
2. Membuat laporan harian/mingguan terkait progres dokumen visa.
3. Menjaga kerahasiaan dan keamanan data pribadi Customer.
Kualitas Layanan
1. Memberikan layanan yang ramah, sabar, dan profesional.
2. Membangun hubungan baik dengan customer untuk mendukung repeat order dan referensi.
3. Menghadapi situasi sulit/Customer yang menuntut dengan solusi yang tepat dan empati.
4. Mendukung operasional urgent case (visa express/biometrik mendesak).
Requirement
1. Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan.
2. Berpengalaman di bidang administrasi/layanan pelanggan minimal 1–2 tahun (pengalaman di travel/visa agency menjadi nilai tambah).
3. Memahami alur dasar pengajuan visa.
4. Teliti, detail-oriented, rapi, dan mampu menjadi problem solver dalam mengelola dokumen.
5. Komunikatif, sabar, dan mampu menghadapi Customer dengan berbagai karakter.
6. Menguasai penggunaan Microsoft Office/Google Workspace.
7. Mampu bekerja dengan target, tenggat waktu yang ketat, serta terbiasa dengan SLA (Service Level Agreement).
8. Bahasa Inggris dasar (minimal membaca dan memahami syarat kedutaan).
9. Berintegritas tinggi dan menjaga kerahasiaan data pribadi Customer.
10. Bersedia bekerja onsite di Jakarta Barat
