Job description for pesonal assistant at KDA HOUSE
Job Description
- Mengatur dan mengelola agenda, jadwal meeting, dan aktivitas harian atasan.
- Mengatur kebutuhan perjalanan dinas/udara atasan, termasuk pemesanan tiket pesawat, hotel, transportasi, dan itinerary perjalanan.
- Melakukan check-in penerbangan, memantau jadwal penerbangan, serta membantu perubahan atau penyesuaian jadwal apabila diperlukan.
- Menyiapkan itinerary perjalanan yang lengkap dan mudah dipahami.
- Mengingatkan jadwal penerbangan, meeting, check-in, dan agenda penting lainnya.
- Membantu mengatur kebutuhan perjalanan seperti airport transfer, bagasi, dan kebutuhan perjalanan lainnya.
- Membantu mencari informasi terkait penerbangan, hotel, lokasi meeting, dan kebutuhan perjalanan.
- Mengelola kalender dan jadwal menggunakan Google Calendar.
- Membuat dan mengelola dokumen menggunakan Google Docs, Google Sheets, dan Google Drive.
- Membantu membuat laporan, rekap data, dan kebutuhan administrasi lainnya.
- Melakukan follow-up dan koordinasi dengan internal maupun pihak eksternal.
- Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, jadwal, dan kebutuhan pribadi/profesional atasan.
- Menangani tugas administratif lainnya sesuai arahan atasan.
Requirements
- Minimal D3/S1, semua jurusan.
- Pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Secretary, Travel Consultant, Admin, atau posisi sejenis menjadi nilai tambah.
- Wajib terbiasa menggunakan Google Workspace, terutama Google Docs, Sheets, Drive, Calendar, dan Forms.
- Memahami proses booking dan perjalanan udara, termasuk tiket pesawat, check-in, perubahan jadwal, dan itinerary.
- Bersedia membantu mengatur perjalanan domestik maupun internasional.
- Bersedia mengikuti perjalanan dinas apabila dibutuhkan.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik dan mampu berkoordinasi dengan berbagai pihak.
- Teliti, cepat tanggap, rapi, dan mampu mengatur banyak agenda sekaligus.
- Mampu bekerja dengan jadwal yang dinamis dan menyesuaikan kebutuhan atasan.
- Responsif dan dapat dihubungi ketika terdapat kebutuhan pekerjaan yang urgent.
- Mampu menjaga kerahasiaan data dan informasi pribadi maupun perusahaan.
- Mampu bekerja secara mandiri, proaktif, dan memiliki problem-solving yang baik.
- Memiliki kemampuan bahasa Inggris minimal basic–intermediate, terutama untuk kebutuhan perjalanan internasional.
Preferred / Nilai Tambah
- Pernah mendampingi atau mengatur perjalanan direktur/manager/executive.
- Familiar dengan platform booking tiket dan hotel.
- Memahami prosedur airport, check-in, baggage, transit, dan boarding.
- Familiar dengan Monday.com, Notion, Slack, Trello, atau tools digital lainnya.
- Memiliki pengalaman mengatur perjalanan bisnis ke luar negeri menjadi nilai tambah besar.
