Job description for Personal Assistent at Otomotif Jogjakarta Centre
1. Manajemen Aktivitas Harian
* Mengatur dan mengingatkan agenda, meeting, kunjungan, dan kegiatan Founder.
* Menyusun daily schedule dan prioritas pekerjaan.
* Membantu memastikan Founder fokus pada pekerjaan yang bersifat strategis.
* Membuat reminder terhadap pekerjaan, deadline, dan agenda penting.
* Membantu mengatur perjalanan dinas, meeting, dan kebutuhan operasional Founder.
2. Support Bisnis
* Membantu follow-up pekerjaan kepada tim dan manajemen.
* Memantau progress tugas yang sudah diberikan Founder.
* Membuat daftar pekerjaan dan status penyelesaiannya.
* Membantu menyiapkan bahan meeting, laporan, presentasi, dan dokumen bisnis.
* Membantu mengumpulkan data yang dibutuhkan Founder untuk pengambilan keputusan.
* Menjadi penghubung komunikasi antara Founder dengan tim internal maupun pihak eksternal.
3. Support Organisasi
* Membantu mengatur agenda kegiatan organisasi.
* Membuat notulen meeting dan daftar action plan.
* Melakukan follow-up kepada pihak terkait setelah meeting.
* Membantu mengelola database kontak, dokumen, dan administrasi organisasi.
* Memastikan keputusan atau program yang sudah disepakati mendapatkan tindak lanjut.
4. Support Kuliah
* Membantu mengingatkan jadwal kuliah, tugas, ujian, dan deadline akademik.
* Membantu mengorganisir dokumen dan materi kuliah.
* Membantu membuat timeline pengerjaan tugas dan project.
* Membantu melakukan koordinasi administratif terkait kegiatan akademik.
* Mengerjakan to do dan quiz mingguan.
Kemampuan Wajib
* Manajemen waktu dan pekerjaan yang baik.
* Mampu mengatur prioritas dan bekerja secara terstruktur.
* Teliti dalam administrasi dan pengelolaan data.
* Aktif melakukan follow-up tanpa harus selalu diarahkan.
* Komunikasi jelas dan efektif (lisan & tulisan).
* Menguasai Microsoft Office / Google Workspace.
* Terbiasa menggunakan Google Calendar, Google Drive, WhatsApp, dan tools task management.
* Cepat beradaptasi dalam lingkungan kerja yang dinamis.
Karakter yang Dicari
* Proaktif dan inisiatif tinggi.
* Terorganisir dalam mengelola banyak tugas.
* Dapat dipercaya dan menjaga kerahasiaan.
* Teliti dan detail-oriented.
* Cepat belajar dan mudah beradaptasi.
* Komunikatif dan tegas dalam follow-up.
* Mampu mencari solusi sebelum eskalasi masalah.
Nilai Tambah
* Memahami dasar bisnis dan manajemen.
* Mampu menggunakan Google Sheets.
* Mampu membuat presentasi (Canva, AI Slide).
* Memiliki kemampuan Bahasa Inggris.
* Familiar dengan AI tools untuk produktivitas.
* Memiliki kemampuan manajemen project.
* Bersedia fleksibel dengan jam kerja jika diperlukan.
KPI Utama
KPI Target
- Agenda Founder terkelola ≥ 95%
- Reminder deadline tepat waktu 100%
- Follow-up pekerjaan terselesaikan ≥ 95%
- Meeting memiliki notulen & action plan 100%
- Action item ter-follow-up ≥ 90%
