Job description for Personal Assistant at Alkonost Aviasi Indonesia
Posisi: Personal Assistant ( Wanita )
Departemen: Manajemen / Direksi
Laporan Kepada: Direktur / BOD
________________________________________
A. Tanggung Jawab Utama:
1. Menyusun, mengatur, dan mengingatkan jadwal kegiatan, rapat, serta perjalanan dinas pimpinan.
2. Dapat mengendarai kendaraan Roda 4/Mobil dan mempunyai SIM A Aktif.
3. Menangani korespondensi, email, dan komunikasi resmi maupun pribadi atas nama pimpinan.
4. Menyiapkan dokumen, laporan, dan presentasi yang diperlukan pimpinan.
5. Membuat notulen rapat dan memastikan tindak lanjut hasil rapat terlaksana dengan baik.
6. Mengatur dan memesan tiket, akomodasi, serta kebutuhan perjalanan dinas pimpinan.
7. Menjaga kerahasiaan data, dokumen, dan informasi strategis perusahaan.
8. Melakukan koordinasi dengan pihak internal maupun eksternal sesuai arahan pimpinan.
9. Mengelola pengeluaran pribadi dan administratif pimpinan sesuai kebijakan yang berlaku.
10. Membantu kebutuhan pribadi pimpinan (personal errands) dengan tetap menjaga profesionalitas.
11. Membangun hubungan kerja yang baik dan profesional dengan seluruh pihak terkait.
________________________________________
B. Wewenang:
• Mengatur jadwal dan kegiatan pimpinan sesuai prioritas yang telah disetujui.
• Mengakses informasi dan dokumen yang berkaitan dengan pekerjaan pimpinan dengan tanggung jawab penuh.
• Memberikan rekomendasi administratif kepada pimpinan terkait efisiensi kerja dan penjadwalan.
________________________________________
C. Kualifikasi Jabatan:
Pendidikan:
• Minimal D3/S1 dari jurusan Sekretaris, Administrasi Perkantoran, Manajemen, Komunikasi, atau bidang relevan lainnya.
Pengalaman Kerja:
• Minimal 2 tahun pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau Sekretaris.
• Pengalaman bekerja dengan level manajemen atau direksi menjadi nilai tambah.
Kompetensi Teknis:
• Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Mampu berkomunikasi dalam Bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.
• Terampil dalam manajemen waktu, penjadwalan, dan pengelolaan dokumen.
• Memiliki kemampuan membuat laporan, surat resmi, dan administrasi eksekutif.
Kompetensi Non-Teknis (Soft Skills):
• Disiplin, teliti, dan mampu menjaga kerahasiaan informasi.
• Komunikatif dan memiliki kemampuan interpersonal yang baik.
• Berpenampilan rapi, sopan, dan profesional.
• Mampu bekerja dengan tekanan tinggi serta jadwal yang fleksibel.
• Proaktif, adaptif, dan memiliki loyalitas tinggi terhadap pimpinan dan perusahaan.
Nilai Tambah (Preferred):
• Memiliki sertifikat keahlian sekretaris atau kursus administrasi profesional.
• Memiliki kemampuan dalam pengelolaan media sosial atau event manajemen.
• Bersedia melakukan perjalanan dinas.
________________________________________
D. Hubungan Kerja:
• Internal: Seluruh departemen dalam perusahaan.
• Eksternal: Klien, mitra bisnis, vendor, serta pihak lain sesuai kebutuhan pimpinan.
________________________________________
6. Benefit:
• Gaji kompetitif sesuai pengalaman dan kinerja.
• Fasilitas kerja sesuai kebijakan perusahaan.
• Kesempatan pengembangan karier di lingkungan profesional.
