Job description for Personal Assistant at Ruma Kreasi
1. Mengelola jadwal kegiatan, mengatur meeting (dengan klien, tim, atau vendor), membuat notulensi (minutes of meeting), dan menangani kebutuhan administrasi ringan.
2. Merapikan dan mengarsipkan dokumen yang berkaitan dengan pihak ketiga/vendor (seperti penawaran harga, invoice, dan tanda terima).
3. Membantu memantau, penghubung koordinasi dan melakukan follow-up terhadap berbagai proyek atau tugas yang sedang berjalan di semua lini bisnis sesuai timeline.
3. Mengawasi & menyelesaikan kendala operasional harian, serta melakukan riset untuk mencari solusi atau alternatif.
4. Melakukan riset calon klien potensial, menyusun pesan penawaran (pitching), dan melakukan approach awal.
5. Mengumpulkan dan memperbarui database kontak (leads), melacak status penawaran, serta menyusun laporan progres mingguan/bulanan.
Kualifikasi & Persyaratan:
- Memiliki kemampuan multitasking dan manajemen waktu yang kuat untuk menangani dinamika berbagai lini bisnis secara bersamaan.
- Proaktif, tanggap, dan memiliki inisiatif tinggi dalam memberikan masukan maupun menyelesaikan masalah (problem solver).
- Sangat teliti dan rapi dalam urusan administratif, pengelolaan database, serta pengarsipan dokumen.
- Terbiasa dan mahir menggunakan tools produktivitas dasar (seperti Google Workspace, WhatsApp, Excel/Spreadsheet)
- Memiliki kemampuan komunikasi interpersonal dan negosiasi yang baik (lisan maupun tulisan) untuk berhadapan dengan calon klien, tim internal, dan vendor.
- Memiliki kepekaan terhadap ekosistem social media, paham metrik dasar, dan selalu up-to-date dengan tren digital terkini.
- Pengalaman sebelumnya sebagai Personal Assistant, Admin Operasional, Account Executive, atau posisi serupa akan menjadi nilai tambah.
