Personal Assistant

💼 Deskripsi Pekerjaan

Personal Assistant bertanggung jawab membantu pimpinan dalam mengelola berbagai kebutuhan administrasi, komunikasi, koordinasi, dan pekerjaan operasional yang berkaitan dengan aktivitas bisnis perusahaan.

Posisi ini juga akan berhubungan langsung dengan buyer, supplier, serta pihak eksternal lainnya, termasuk menangani komunikasi dengan buyer dari luar negeri, melakukan pengecekan dokumen, serta membantu proses administrasi penjualan dan transaksi keuangan perusahaan.

🎯 Tanggung Jawab Utama

Membantu pimpinan dalam mengelola aktivitas administrasi dan pekerjaan sehari-hari.

Berkomunikasi dan melakukan koordinasi dengan buyer, supplier, dan pihak eksternal lainnya.

Menangani serta membalas komunikasi dengan buyer dari luar negeri secara profesional.

Melakukan pengecekan dan memastikan kelengkapan serta kesesuaian dokumen terkait transaksi bisnis.

Membuat dan memeriksa invoice, quotation/penawaran harga, serta dokumen administrasi lainnya.

Membantu proses administrasi penjualan dan pembelian.

Membantu melakukan analisis dan memahami laporan keuangan serta data transaksi perusahaan.

Mengelola, mengarsipkan, dan memastikan dokumen tersusun dengan baik dan mudah ditemukan.

Melakukan follow-up kepada buyer, supplier, vendor maupun pihak terkait sesuai kebutuhan.

Membantu pimpinan dalam koordinasi berbagai pekerjaan dan memastikan tugas dapat diselesaikan tepat waktu.

Menjalankan tugas-tugas Personal Assistant pada umumnya sesuai kebutuhan pimpinan dan perusahaan.

📌 Kualifikasi

Pendidikan minimal D3/S1 dari jurusan yang relevan.

Memiliki kemampuan komunikasi yang baik, profesional, dan mampu membangun hubungan dengan buyer, supplier, maupun pihak eksternal lainnya.

Mampu berbahasa Inggris secara aktif, baik lisan maupun tulisan.

Mampu berkomunikasi aktif dalam Bahasa Mandarin, terutama dalam komunikasi dengan buyer atau supplier.

Mampu menggunakan Microsoft Office, khususnya Microsoft Excel.

Mampu memahami dan menganalisis laporan keuangan serta data transaksi.

Teliti dalam melakukan pengecekan dokumen dan administrasi.

Terbiasa menangani invoice, quotation/penawaran harga, dokumen transaksi, dan administrasi bisnis lainnya.

Mampu bekerja secara mandiri, terorganisir, cepat tanggap, dan mampu menentukan prioritas pekerjaan.

Memiliki kemampuan koordinasi dan follow-up yang baik.

Mampu menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen perusahaan.

Bersedia menjalankan tugas-tugas Personal Assistant lainnya sesuai kebutuhan pimpinan dan perusahaan.

⭐ Nilai Plus

* Memiliki background atau pengalaman di bidang Finance/Accounting.

* Berpengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Admin, Finance/Accounting, Sales Administration, atau posisi sejenis.

* Berpengalaman berkomunikasi dan bertransaksi dengan buyer/supplier dari luar negeri.

* Memiliki pengalaman dalam bisnis ekspor-impor atau perdagangan internasional menjadi nilai tambah.