Job description for Personal Assistant at VECTORLABS
Responsibilities:
- Mengelola dan mengkoordinasikan jadwal harian direksi secara menyeluruh — termasuk agenda meeting, appointment, perjalanan dinas, dan seluruh kegiatan penting lainnya agar berjalan tepat waktu dan terorganisir.
- Menyusun notulen rapat, laporan, rekap data, presentasi, dan berbagai dokumen pendukung yang dibutuhkan direksi dengan akurat dan tepat waktu.
- Mengelola korespondensi direksi — termasuk surat masuk dan keluar, email, serta komunikasi dengan pihak internal maupun eksternal — secara profesional dan responsif.
- Mengkoordinasikan perjalanan dinas direksi secara end-to-end, meliputi pemesanan tiket, akomodasi, transportasi, dan penyusunan itinerary secara detail.
- Menjadi penghubung komunikasi yang profesional antara direksi dengan tim internal, klien, mitra bisnis, maupun pihak eksternal lainnya.
- Mengelola dan mengarsipkan seluruh dokumen penting direksi secara rapi, sistematis, dan mudah diakses kembali sesuai kebutuhan.
- Membantu pengelolaan kebutuhan administratif direksi, termasuk pengajuan reimbursement, pengelolaan dokumen pribadi dan perusahaan, serta keperluan operasional lainnya.
- Mengantisipasi kebutuhan direksi secara proaktif, mengidentifikasi potensi masalah sejak dini, dan menyiapkan solusi sebelum diminta.
- Menjaga kerahasiaan seluruh informasi perusahaan maupun direksi dengan penuh integritas dan profesionalisme.
- Mendukung kelancaran kegiatan profesional maupun personal direksi sesuai arahan, termasuk penanganan tugas mendadak yang bersifat fleksibel.
- Berkoordinasi dengan berbagai divisi internal untuk memastikan seluruh kebutuhan dan instruksi direksi ditindaklanjuti dengan baik dan tepat waktu.
Requiremenets:
- Pendidikan minimal S1 dari semua jurusan — diutamakan Manajemen, Administrasi Bisnis, Komunikasi, atau Sekretaris.
- Pengalaman minimal 2–3 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, atau Sekretaris Direksi.
- Mampu mengelola jadwal kompleks, multitasking, dan bekerja di bawah tekanan dengan tetap tenang dan terorganisir.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik secara lisan maupun tulisan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
- Terampil menggunakan Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan Google Workspace secara mahir.
- Teliti, rapi dalam administrasi dan pengarsipan dokumen, serta memiliki perhatian tinggi terhadap detail.
- Proaktif, berinisiatif tinggi, dan mampu bergerak mandiri tanpa harus selalu menunggu arahan.
- Memiliki integritas tinggi dan mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan maupun direksi.
- Berorientasi pada hasil, tidak mudah menyerah, dan memiliki semangat kerja yang tinggi dalam menghadapi tantangan.
- Memiliki growth mindset — terbuka terhadap masukan, adaptif terhadap perubahan, dan memiliki kemauan belajar yang tinggi.
- Memiliki rasa tanggung jawab, loyalitas, dan komitmen yang kuat terhadap pekerjaan.
- Berpenampilan profesional, bersikap sopan, dan menjunjung tinggi etika kerja yang baik.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun berkolaborasi lintas divisi dengan baik.
