Job description for Personal Assistant at Kyra Co
1. Management Agenda Owner
* Mengatur jadwal meeting, visit, appointment, dan kegiatan owner.
* Mengingatkan agenda penting dan deadline.
* Mengatur prioritas kegiatan owner.
* Menyusun daily/weekly schedule.
* Menghindari bentrok jadwal.
* Membantu mengatur perjalanan/dinas jika diperlukan.
2. Follow Up & Monitoring
Ini salah satu bagian paling penting.
* Mencatat semua instruksi dari owner.
* Membuat daftar pekerjaan yang harus ditindaklanjuti.
* Follow up PIC masing-masing pekerjaan.
* Memastikan pekerjaan selesai sesuai deadline.
* Memberikan update kepada owner.
* Mengingatkan owner jika ada keputusan yang belum dibuat.
Contoh:
Owner: “Tolong cek CCTV cabang Tembalang.”
PA bukan hanya menyampaikan ke teknisi, tetapi:
buat tiket → hubungi PIC → pantau pengerjaan → minta bukti/foto → laporkan hasil ke owner.
3. Communication Management
Menjadi filter komunikasi owner.
* Mengelola komunikasi WhatsApp/email tertentu.
* Menerima dan memilah informasi yang masuk.
* Menentukan mana yang urgent dan mana yang bisa ditunda.
* Menghubungkan owner dengan manager, vendor, staff, partner, dan pihak eksternal.
* Membuat draft balasan untuk owner jika diperlukan.
* Menjaga kerahasiaan komunikasi bisnis.
4. Business Monitoring
PA juga dapat membantu owner mendapatkan “gambaran besar” bisnis.
* Mengumpulkan laporan dari masing-masing unit bisnis.
* Memantau omzet harian/mingguan.
* Memantau masalah operasional.
* Memantau target dan deadline.
* Mengumpulkan laporan dari manager.
* Membuat summary untuk owner.
* Mengingatkan jika ada angka atau kondisi yang tidak normal.
Misalnya setiap pagi owner mendapatkan:
DAILY OWNER BRIEF
* Omzet kemarin
* Cash position
* Masalah urgent
* Staff bermasalah
* Maintenance
* Meeting hari ini
* Follow-up yang belum selesai
* Keputusan yang membutuhkan approval owner
5. Meeting Management
* Menyiapkan agenda meeting.
* Mengumpulkan data sebelum meeting.
* Membuat notulen.
* Mencatat keputusan owner.
* Membuat action plan.
* Menentukan PIC dan deadline.
* Follow up hasil meeting.
PA harus memastikan:
Meeting → Decision → PIC → Deadline → Follow Up → Selesai
bukan hanya membuat notulen.
6. Administrative Support
* Mengelola dokumen owner.
* Mengarsipkan kontrak, invoice, proposal, laporan, dan dokumen penting.
* Membantu membuat surat/dokumen bisnis.
* Mengatur file digital.
* Membantu pengajuan pembayaran.
* Membantu pengecekan invoice dan dokumen vendor.
7. Financial Administration
Jika diberi kewenangan:
* Membantu mencatat pengeluaran owner.
* Menyiapkan pembayaran yang membutuhkan approval.
* Mengumpulkan invoice.
* Memantau tagihan jatuh tempo.
* Membuat rekap pengeluaran bisnis.
* Memisahkan pengeluaran pribadi dan bisnis.
* Menyiapkan data keuangan untuk owner.
Catatan: PA sebaiknya tidak memegang kontrol penuh atas uang tanpa sistem approval dan bukti transaksi.
8. Vendor & External Relations
* Menghubungi vendor.
* Meminta quotation.
* Membandingkan penawaran.
* Follow up pekerjaan vendor.
* Mengatur jadwal kunjungan vendor.
* Memastikan pekerjaan sesuai kesepakatan.
* Menyampaikan hasil kepada owner.
9. Personal Assistance Owner
Tergantung kesepakatan, PA juga bisa membantu urusan personal owner yang berkaitan dengan aktivitas sehari-hari:
* Booking tiket/hotel.
* Mengatur kendaraan.
* Reservasi restoran.
* Mengingatkan agenda pribadi.
* Membantu pembelian kebutuhan tertentu.
* Mengatur dokumen pribadi yang diperlukan untuk pekerjaan.
Sebaiknya batas antara urusan bisnis dan pribadi dibuat jelas sejak awal.
10. Confidentiality & Trust
Ini wajib untuk PA owner.
PA akan berpotensi mengetahui:
* omzet
* gaji
* rekening
* hutang
* rencana bisnis
* masalah karyawan
* kontrak
* strategi bisnis
* masalah pribadi owner
Sehingga harus ada NDA/confidentiality agreement dan aturan akses data yang jelas.
