Job description for Personal Assistant to Director at SCULPT
Kami mencari Personal Assistant to Director yang terorganisir, teliti, proaktif, dan mampu bekerja secara mandiri untuk mendukung Direktur dalam mengelola jadwal, administrasi, follow-up pekerjaan, kebutuhan keuangan, serta berbagai kebutuhan operasional dan personal. Posisi ini akan bekerja langsung dengan Direktur dan membutuhkan kemampuan menjaga kerahasiaan informasi serta menangani berbagai pekerjaan dengan cepat, rapi, dan bertanggung jawab.
Tanggung Jawab:
1. Administrasi & Manajemen Jadwal
- Mengelola kalender Direktur, termasuk meeting, deadline project, tugas ad hoc, dan jadwal pribadi.
- Menyusun dan menjalankan sistem kalender serta workflow kerja yang terstruktur dan efisien.
- Menyiapkan briefing agenda dan jadwal Direktur setiap pagi serta rekap aktivitas mingguan setiap Jumat.
- Mengingatkan dan memonitor tenggat waktu penting seperti pajak, BPJS, payroll, cicilan, sewa, serta perpanjangan dokumen.
- Mengelola dan mengarsipkan dokumen perusahaan maupun pribadi secara rapi, baik secara fisik maupun digital.
2. Follow-up & Monitoring KPI
- Mengumpulkan dan merekap laporan KPI dari setiap divisi sesuai jadwal.
- Melakukan follow-up kepada staff terkait tugas, action items, dan deadline yang telah diberikan oleh Direktur.
- Memantau progres pekerjaan dan melaporkan keterlambatan, kendala, atau hal yang membutuhkan perhatian Direktur.
3. Keuangan & Tagihan
- Menyiapkan dan mengirim invoice serta memantau status pembayaran dan piutang.
- Memeriksa kesesuaian data dan nominal pada quotation, invoice, dan laporan sebelum dikirim atau diproses.
- Mencatat dan merekap transaksi serta pengeluaran pribadi Direktur, tanpa kewenangan melakukan pembayaran.
4. Sourcing & Kebutuhan Direktur
- Melakukan sourcing, perbandingan harga, dan pencarian vendor, barang, maupun jasa untuk kebutuhan kantor dan pribadi Direktur.
- Mengurus kebutuhan administrasi pribadi Direktur, seperti tagihan rumah, asuransi, appointment, servis, dan kebutuhan lainnya.
- Menyiapkan serta mengoordinasikan dokumen yang diperlukan untuk keperluan notaris, bank, maupun instansi pemerintah.
5. Tugas Lainnya
Menangani tugas administratif, operasional, maupun ad hoc lainnya yang diberikan oleh Direktur sesuai kebutuhan.
Kualifikasi:
- Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan dari jurusan Akuntansi, Keuangan, Administrasi, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Assistant to Director, Finance/Admin, AR/AP Admin, atau posisi sejenis.
- Mahir menggunakan Microsoft Excel/Google Sheets, minimal menguasai SUM, VLOOKUP/XLOOKUP, Filter, dan Pivot Table dasar.
- Terbiasa menggunakan Google Calendar dan tools administrasi digital.
- Memiliki ketelitian tinggi dan terbiasa melakukan pengecekan serta menemukan ketidaksesuaian data.
- Mampu melakukan follow-up secara tegas, sopan, dan profesional.
- Mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan maupun informasi pribadi Direktur.
- Mampu bekerja secara mandiri dengan instruksi minimal dan memiliki inisiatif yang baik.
- Memiliki kemampuan organisasi dan time management yang baik.
- Fleksibel dalam menangani berbagai kebutuhan dan tugas ad hoc.
- Memiliki komunikasi yang baik, profesional, dan mampu menjaga hubungan kerja dengan berbagai pihak.
- Bahasa Inggris pasif hingga aktif menjadi nilai tambah.
- Pengalaman menggunakan Trello, Notion, ClickUp, atau project management tools lainnya menjadi nilai tambah.
- Bersedia bekerja full-time di kantor Muara Karang, Pluit.
Yang Kami Tawarkan:
- BPJS Kesehatan & BPJS Ketenagakerjaan.
- THR sesuai ketentuan yang berlaku.
- Bekerja langsung dan berkolaborasi dengan Direktur.
- Lingkungan kerja yang terstruktur dan profesional.
- Kesempatan untuk mendapatkan exposure langsung terhadap berbagai aspek bisnis dan operasional perusahaan.
