Job description for Personal Assistant Owner at Kedai Opa Tjinra
## Tentang Posisi
Kami mencari Personal Assistant (PA) Owner untuk handle unit bisnis Kedai Opa Tjinra dan Kopi Tjinra, kami mencari yang proaktif, terorganisir, dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik untuk membantu aktivitas bisnis dan operasional owner sehari-hari.
## Tanggung Jawab Utama
1. Management Agenda
* Mengatur jadwal meeting, kunjungan, dan aktivitas owner.
* Mengingatkan agenda penting, deadline, dan prioritas pekerjaan.
* Memastikan tidak terjadi bentrok jadwal.
2. Follow Up & Monitoring
* Mencatat instruksi dan keputusan owner.
* Membuat serta memantau daftar tindak lanjut pekerjaan.
* Berkoordinasi dengan PIC terkait hingga pekerjaan selesai.
* Memberikan update progres secara berkala kepada owner.
3. Communication Management
* Menjadi penghubung antara owner dengan tim internal maupun pihak eksternal.
* Menyaring dan mengelola informasi yang masuk.
* Membantu membuat draft komunikasi bisnis jika diperlukan.
4. Business Monitoring
* Mengumpulkan laporan dari unit bisnis.
* Membuat ringkasan harian atau mingguan untuk owner.
* Memantau target, deadline, dan isu operasional yang membutuhkan perhatian owner.
5. Meeting Management
* Menyiapkan agenda meeting.
* Membuat notulen dan action plan.
* Memastikan setiap keputusan memiliki PIC dan deadline yang jelas.
* Melakukan follow up hasil meeting.
6. Administrative Support
* Mengelola dan mengarsipkan dokumen penting perusahaan.
* Membantu pembuatan surat, laporan, dan dokumen administrasi lainnya.
* Membantu pengecekan invoice dan dokumen vendor.
7. Vendor & External Relations
* Berkoordinasi dengan vendor dan partner bisnis.
* Meminta serta membandingkan penawaran.
* Memantau pekerjaan vendor hingga selesai sesuai kesepakatan.
Kualifikasi
* Pendidikan minimal D3/S1 semua jurusan.
* Memiliki pengalaman sebagai Personal Assistant, Executive Assistant, Secretary, atau posisi administrasi sejenis menjadi nilai tambah.
* Terbiasa menggunakan Google Workspace dan Microsoft Office.
* Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, dan follow up yang baik.
* Detail, rapi, disiplin, dan mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan.
* Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
## Nilai Tambah
* Memiliki kemampuan membuat laporan dan notulen meeting.
* Terbiasa mengelola banyak pekerjaan sekaligus (multitasking).
* Memiliki kemampuan analisis dan problem solving yang baik.
**Penempatan: Bali**
