Job description for Personal Assistant Intern at PT GRAHA MAS POWERINDO
What You Will Learn & Do
- Selama program, kamu akan belajar sekaligus terlibat langsung dalam:
- Mengatur dan mengkoordinasikan agenda serta jadwal.
- Memberikan reminder untuk meeting, deadline, appointment, dan aktivitas penting.
- Menyiapkan dokumen dan kebutuhan administratif.
- Membantu mencatat serta memonitor action items dan follow-up.
- Mengkoordinasikan jadwal dengan pihak internal maupun eksternal.
- Mengorganisasikan dokumen dan informasi agar mudah ditemukan kembali.
- Belajar menyaring informasi berdasarkan urgensi dan prioritas.
- Membuat rangkuman informasi atau kebutuhan sebelum disampaikan kepada executive.
- Membantu persiapan meeting, kunjungan, perjalanan, maupun aktivitas lainnya.
- Menjaga kerahasiaan informasi dan dokumen.
- Belajar mengantisipasi kebutuhan tanpa harus selalu menunggu instruksi.
Who We're Looking For
- Mahasiswa tingkat akhir atau fresh graduate dipersilakan melamar.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang baik.
- Terorganisir, teliti, dan cukup “rewel” terhadap detail.
- Cepat menangkap instruksi dan konteks.
- Nyaman menggunakan Google Workspace/Microsoft Office.
- Mampu menentukan mana yang urgent, penting, atau dapat ditunda.
- Tidak takut melakukan follow-up dan reminder.
- Proaktif dan memiliki inisiatif.
- Memiliki kemampuan komunikasi tertulis yang baik.
- Dapat dipercaya dalam menangani informasi confidential.
- Fleksibel terhadap perubahan agenda.
- Memiliki willingness dan mobilitas untuk menghadiri meeting, kunjungan, atau perjalanan apabila dibutuhkan.
- Pengalaman organisasi, menjadi sekretaris, project coordinator, event coordinator, atau pengalaman serupa akan menjadi nilai tambah.
Program Structure
Month 1–2 | Training & Development
- Kamu akan mempelajari pola kerja Personal Assistant, agenda management, documentation, communication flow, prioritization, information filtering, serta coordination & follow-up.
- Selama tahap ini kamu masih mendapatkan arahan dan pendampingan dalam menjalankan tugas.
Month 3 | Trial & Independent Assignment
- Kamu akan mulai diberikan tanggung jawab yang lebih mandiri untuk melihat kesiapan dalam menangani agenda, koordinasi, reminder, informasi, dan follow-up.
- After 3 Months | Opportunity to Become Personal Assistant
- Peserta yang memenuhi standar evaluasi dan dinyatakan sesuai memiliki kesempatan untuk melanjutkan sebagai Personal Assistant, dengan penyesuaian status kerja dan kompensasi mengikuti ketentuan perusahaan.
- Ke depannya, posisi Personal Assistant akan berkantor di Plaza Asia, Jakarta Selatan.
