Job description for Personal Assisstant at Vins Jewellery Consultant Bandung
Personal Assistant to Owner bertanggung jawab memberikan dukungan administratif, operasional, dan koordinasi kepada Owner Vin’s Jewellery untuk memastikan seluruh aktivitas bisnis berjalan secara efektif, terorganisir, dan tepat waktu.
Posisi ini membutuhkan individu yang profesional, teliti, proaktif, memiliki kemampuan komunikasi yang baik, serta mampu menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan pribadi Owner. Kandidat juga diharapkan mampu mengatur prioritas pekerjaan, menangani berbagai kebutuhan secara bersamaan, dan menjadi penghubung antara Owner dengan tim internal maupun pihak eksternal.
A. Pendampingan dan Manajemen Aktivitas Owner
Mengatur dan mengingatkan jadwal harian, agenda meeting, serta janji temu Owner.
Menyiapkan kebutuhan Owner sebelum meeting, kunjungan bisnis, maupun kegiatan perusahaan.
Mendampingi Owner dalam kegiatan bisnis tertentu apabila diperlukan.
Membantu mengatur prioritas pekerjaan dan memastikan tindak lanjut setiap agenda terlaksana.
Menangani kebutuhan administratif dan koordinasi yang berkaitan dengan aktivitas Owner.
B. Administrasi dan Dokumentasi
Mengelola dokumen, surat-menyurat, laporan, dan arsip perusahaan.
Membantu menyiapkan presentasi, notulen rapat, laporan aktivitas, serta dokumen pendukung lainnya.
Melakukan input dan pembaruan data sesuai arahan Owner.
Memastikan dokumen penting tersimpan dengan rapi, akurat, dan mudah diakses.
Mengelola email, pesan bisnis, dan komunikasi administratif sesuai kewenangan.
C. Koordinasi Operasional Perusahaan
Menjadi penghubung antara Owner dengan tim manajemen, karyawan store, supplier, vendor, dan pihak eksternal.
Membantu memantau progres pekerjaan dan memastikan instruksi Owner ditindaklanjuti oleh pihak terkait.
Melakukan follow-up terhadap tugas, proyek, maupun kebutuhan operasional yang sedang berjalan.
Membantu menyiapkan kebutuhan meeting internal dan evaluasi operasional.
Berkoordinasi dengan tim terkait untuk memastikan kelancaran aktivitas bisnis Vin’s Jewellery.
D. Dukungan Bisnis dan Operasional Jewellery
Membantu menyiapkan data penjualan, laporan operasional, serta informasi bisnis yang dibutuhkan Owner.
Membantu koordinasi kebutuhan produk emas, berlian, custom jewellery, dan pesanan pelanggan sesuai arahan.
Melakukan koordinasi administratif terkait supplier, produksi, pengiriman, maupun tindak lanjut pesanan.
Membantu menyiapkan kebutuhan promosi, event, pameran jewellery, dan kegiatan pemasaran perusahaan.
Menjaga kerahasiaan informasi mengenai harga, supplier, pelanggan, transaksi, stok, serta strategi bisnis perusahaan.
E. Komunikasi dan Representasi Profesional
Menyampaikan informasi dan instruksi Owner secara jelas kepada pihak terkait.
Menangani komunikasi bisnis secara sopan, profesional, dan responsif.
Membantu menyambut tamu bisnis atau mengoordinasikan kunjungan sesuai kebutuhan.
Menjaga citra dan reputasi Vin’s Jewellery dalam setiap interaksi profesional.
F. Pengelolaan Tugas Khusus
Menangani tugas khusus atau proyek yang diberikan langsung oleh Owner.
Melakukan riset sederhana, mengumpulkan informasi, dan menyusun rangkuman untuk mendukung pengambilan keputusan.
Membantu mengelola kebutuhan perjalanan bisnis, reservasi, dan agenda di luar kantor apabila diperlukan.
Menyusun laporan perkembangan pekerjaan secara berkala kepada Owner.
