Job description for Personal Assisstant to Dermatologist & Edukator at DC Beauty Clinic
Kami mencari seorang Personal Assisstant (PA) yang terorganisir, proaktif, dan dapat dipercaya untuk mendukung seluruh kegiatan profesional dan personal dr. Kardiana Purnama Dewi, Sp. DVE (DokDew) sebagai seorang dokter spesialis kulit, dosen dan public figur.
Fokus utama: memastikan agenda berjalan lancar, komunikasi terkoordinansi, serta kebutuhan operasional terpenuhi secara efektif
Tugas utama:
1. Manajemen Waktu & Agenda
- Menyusun, mengatur dan memelihara jadwal (praktik RS & klinik, kuliah, meeting, shooting konten, seminar, acara publik, acara keluarga)
- Mengingatkan DokDew secara proaktif terkait agenda harian/mingguan
- Menyesuaikan jadwal bila ada perubahan mendadak
- Menyiapkan itinerary perjalanan dinas / personal (tiket, hotel, transportasi, dokumen)
2. Administrasi & Dokumentasi
- Mengelola dokumen penting (rekap jadwal, kontrak, invoice, honorarium, perjanjian kerjasama)
- Membuat laporan sederhatan (daily & weekly update untuk Dokdew)
- Mengatur penyimpanan digital (Google Drive, Dropbox, Notion, dll)
- Membantu menyiapkan presentasi (PowerPoint / Keynote), handout dan materi kuliah
3. Komunikasi & Hubungan Eksternal
- Menjadi penghubung utama antara DokDew dengan staf klinik, kolega, universitas, vendor, brand, maupun media
- Menyaring pesan masuk (email, WA, DM Instagram) dan menyiapkan draft jawaban
- Membantu follow-up undangan seminar, kerjasama brand, atau media appearance
- Mengatur jadwal meeting (online/offline), termasuk menyiapkan notulen singkat
4. Support Operasional Klinis & Akademis
- Membantu koordinasi kebutuhan klinik (misalnya briefing staf, follow-up supervisor)
- Menyiapkan data sederhana terkait kegiatan klinik atau laporan rutin
- Membantu mengatur keperluan mengajar (jadwal kuliah, nilai, koordinasi dengan fakultas)
5. Support Acara & Public Engagement
- Mendampingi DokDew saat acara penting (seminar, workshop, talkshow)
- Membantu persiapan teknis (materi, dresscode, peralatan, kebutuhan logistik)
- Mengelola dokumentasi acara (foto/video untuk arsip)
6. Support Media & Konten
- Membantu koordinasi dengan Content Creator atau agency
- Mengatur jadwal shooting & editing konten
- Menyimpan arsip caption, reels, foto dan materi publikasi
- Memastikan branding pribadi dan klinik konsisten
7. Personal Support
- Mengatur kebutuhan personal ringan (belanja online, kurir, reservasi, dll)
- Membantu memastikan DokDew punya waktu seimbang antara pekerjaan & keluarga
