Job description for Office Supervisor at PT Summit Nusantara Future
Tanggung Jawab Utama
1. Mendukung operasional: Manager Live Streaming & Manager Operational
◦ Menjadi titik kontak utama untuk semua kebutuhan back office mereka: tenaga kerja, jadwal, absensi, pembelian, perbaikan studio, dan dokumen.
◦ Memastikan kebutuhan host dan staf di setiap studio terpenuhi, dan jadwal siap lebih awal sehingga tidak ada jadwal live kosong.
◦ Menyediakan data pendukung operasional: rekap absensi, jam kerja, data karyawan, dan rekap kendala harian.
◦ Membantu menyelesaikan kendala operasional yang berkaitan dengan orang, fasilitas, atau administrasi.
◦ Menyiapkan bahan dan notulen rapat mingguan serta memantau tindak lanjutnya.
2. Memimpin tim back office
◦ Membagi tugas, membimbing, dan mengevaluasi kinerja tim HR, Talent Acquisition, dan Admin/GA.
◦ Memimpin rekrutmen agar pipeline kandidat, terutama host, selalu terisi dan target interview harian tim tercapai; ikut terlibat dalam interview dan seleksi.
◦ Mengelola administrasi HR: kontrak, data karyawan, BPJS, onboarding, absensi, cuti, lembur, dan data payroll.
◦ Mengelola general affairs: inventaris, ATK, kebersihan, perawatan kantor dan studio, serta pembelian operasional.
◦ Memastikan peraturan perusahaan dijalankan secara adil dan konsisten.
3. Mendukung Direktur Utama
◦ Membantu kebutuhan Direktur Utama sesuai permintaan: menyiapkan data, laporan, dokumen, jadwal, atau pekerjaan khusus.
◦ Menyampaikan laporan operasional back office secara rutin.
◦ Menindaklanjuti instruksi dan keputusan Direktur Utama hingga selesai.
◦ Mengeskalasi hal yang memerlukan keputusan manajemen secara cepat.
4. SOP & administrasi perusahaan
◦ Menyusun dan memperbarui SOP back office sesuai kebutuhan perusahaan.
◦ Menjaga dokumen dan arsip perusahaan tetap rapi dan mudah diakses.
Wewenang
• Membagi tugas dan mengevaluasi kinerja tim HR & GA.
• Menyetujui izin dan cuti staf back office.
• Mengusulkan pengangkatan, perubahan gaji, Surat Peringatan, atau pemberhentian karyawan kepada Direktur Utama.
Kualifikasi
• Pendidikan minimal D3/S1; Manajemen, Psikologi, atau Administrasi Bisnis menjadi nilai tambah.
• Pengalaman minimal 2 tahun sebagai office manager, supervisor, atau HR generalist, lebih disukai di e-commerce, retail, atau live streaming.
• Berpengalaman memimpin tim kecil dan bekerja dengan target.
• Memahami dasar ketenagakerjaan: PKWT, BPJS, UMK, dan peraturan perusahaan.
• Mahir Excel atau Google Sheets dan terbiasa membuat laporan.
• Mandiri, terorganisir, dan mampu mengambil keputusan operasional sehari-hari.
• Bisa berbahasa Mandarin menjadi nilai tambah.
