Job description for Koordinator Operasional Kargo at Lintas Buana Forwarder
JOB DESCRIPTION
STAFF OPERASIONAL LAPANGAN (TRUCKING & CONTAINER)
Perusahaan: PT Lintas Buana Forwarder
Divisi: Operasional Trucking
Posisi: Staff Operasional Lapangan
Atasan Langsung: Head of Trucking / Koordinator Operasional
1. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
A. Pengurusan Dokumen Operasional
1. Mengantarkan dan mengurus dokumen TILA ke depo atau pihak terkait sesuai instruksi operasional.
2. Mengurus pembuatan bon muat dan dokumen lain yang diperlukan untuk pengambilan kontainer.
3. Memastikan seluruh dokumen sudah lengkap dan sesuai sebelum proses pengambilan kontainer.
4. Melaporkan kepada koordinator apabila terdapat kendala dokumen yang dapat menyebabkan keterlambatan.
B. Pemeriksaan dan Pemilihan Kontainer
1. Memilih kontainer yang kondisinya baik, bersih, layak pakai, dan sesuai kebutuhan pelanggan.
2. Memeriksa kondisi fisik kontainer sebelum diambil, meliputi:
* Lantai, dinding, atap, dan pintu kontainer.
* Kebocoran, lubang, karat berat, atau kerusakan lainnya.
* Kebersihan bagian dalam kontainer.
* Kondisi karet pintu dan sistem penguncian.
3. Menolak kontainer yang rusak atau tidak layak pakai dan meminta penggantian kepada pihak depo.
4. Memastikan nomor kontainer sesuai dengan dokumen pengambilan.
C. Dokumentasi Kontainer
1. Mengambil foto kondisi kontainer sebelum dimuat ke atas truk.
2. Dokumentasi wajib mencakup:
* Bagian depan dan belakang kontainer.
* Sisi kanan dan kiri kontainer.
* Bagian dalam kontainer, termasuk lantai, dinding, dan atap.
* Nomor kontainer yang terlihat jelas.
* Kerusakan atau kondisi khusus apabila ditemukan.
3. Mengirimkan hasil dokumentasi kepada tim operasional melalui media komunikasi yang ditentukan perusahaan.
4. Memastikan dokumentasi lengkap, jelas, dan dapat digunakan sebagai bukti apabila terjadi komplain atau klaim kerusakan kontainer.
D. Pengawasan Proses Muat Kontainer ke Truk
1. Memantau secara langsung proses pengangkatan dan penempatan kontainer ke atas chassis truk.
2. Memastikan kontainer yang dimuat adalah kontainer yang telah diperiksa dan disetujui.
3. Memastikan nomor kontainer sesuai dengan bon muat dan dokumen operasional.
4. Berkoordinasi dengan supir dan operator depo untuk memastikan kontainer ditempatkan dengan benar serta twist lock terkunci sebelum truk berangkat.
5. Mengambil foto kontainer setelah dimuat ke atas truk.
6. Melaporkan segera apabila terjadi kerusakan, kesalahan pemuatan, atau kendala lainnya.
E. Koordinasi dan Ketepatan Waktu Supir
1. Berkoordinasi secara aktif dengan supir mengenai jadwal, lokasi, dan waktu pengambilan kontainer.
2. Memastikan supir sudah siap dan tiba di lokasi sesuai jadwal yang ditentukan.
3. Menghubungi supir sebelum jadwal pengambilan untuk memastikan kesiapan kendaraan dan keberangkatan.
4. Memantau posisi serta estimasi kedatangan supir agar tidak terjadi keterlambatan.
5. Segera melaporkan kepada Head of Trucking apabila supir terlambat, tidak dapat dihubungi, atau tidak siap menjalankan pekerjaan.
6. Berkoordinasi dengan tim operasional untuk mencari solusi apabila terdapat hambatan yang berpotensi mengganggu jadwal pengiriman.
7. Memastikan proses pengambilan kontainer dilakukan tepat waktu untuk menghindari biaya tambahan, keterlambatan pengiriman, atau komplain pelanggan.
F. Pelaporan Operasional
1. Memberikan pembaruan status pekerjaan secara berkala kepada tim operasional.
2. Melaporkan setiap tahapan pekerjaan, termasuk:
* Dokumen TILA selesai diurus.
* Bon muat sudah diterbitkan.
* Kontainer sudah diperiksa dan disetujui.
* Supir sudah tiba di depo.
* Kontainer sudah dimuat ke atas truk.
* Truk sudah keluar dari depo.
3. Melaporkan segera setiap kendala di lapangan, termasuk antrean depo, kontainer tidak layak, kendala dokumen, dan keterlambatan supir.
4. Mengirimkan seluruh dokumen dan foto pendukung setelah pekerjaan selesai.
2. WEWENANG
1. Menolak kontainer yang kondisinya tidak layak dan meminta penggantian kepada pihak depo.
2. Mengingatkan supir mengenai kewajiban ketepatan waktu dan kesiapan menjalankan pekerjaan.
3. Melaporkan pelanggaran kedisiplinan supir kepada Head of Trucking.
4. Meminta bantuan atau instruksi dari atasan apabila terdapat masalah operasional yang tidak dapat diselesaikan di lapangan.
3. TARGET KINERJA (KPI)
1. Ketepatan waktu: Proses pengambilan kontainer dilakukan sesuai jadwal yang ditetapkan.
2. Kualitas kontainer: Tidak terjadi pengambilan kontainer rusak yang seharusnya dapat terdeteksi melalui pemeriksaan visual.
3. Kelengkapan dokumentasi: 100% kontainer yang diambil memiliki dokumentasi foto lengkap.
4. Akurasi dokumen: Tidak terjadi kesalahan nomor kontainer atau dokumen akibat kelalaian.
5. Koordinasi supir: Setiap potensi keterlambatan supir segera ditindaklanjuti dan dilaporkan kepada atasan.
6. Pelaporan: Setiap pekerjaan memiliki laporan status yang jelas dan disampaikan tepat waktu.
4. KUALIFIKASI
1. Pendidikan minimal SMA/SMK atau sederajat.
2. Diutamakan memiliki pengalaman operasional trucking, depo kontainer, atau freight forwarding.
3. Memahami dasar pemeriksaan kondisi kontainer.
4. Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
5. Disiplin, teliti, bertanggung jawab, dan mampu bekerja di bawah tekanan.
6. Bersedia bekerja secara mobile dan menyesuaikan jadwal dengan kebutuhan operasional.
7. Memiliki kendaraan pribadi dan SIM yang masih berlaku.
8. Mampu menggunakan WhatsApp dan kamera smartphone untuk pelaporan serta dokumentasi operasional.
