Job description for Koordinator Administrasi at Satwa Indonesia Sehat
Perlu kandidat yang teliti dan rapi.
Kami sedang mencari Operations Coordinator yang terorganisir, proaktif, dan memiliki kemampuan koordinasi yang kuat untuk membantu management memastikan seluruh pekerjaan dan tugas team berjalan sesuai rencana dan selesai tepat waktu.
Posisi ini bertanggung jawab untuk mengawal pekerjaan dari awal sampai selesai — mulai dari memastikan instruksi dipahami oleh PIC, memonitor progress, melakukan follow-up, mengingatkan deadline, hingga membantu mencari solusi apabila terjadi kendala atau keterlambatan.
Karena posisi ini bersifat hybrid, kandidat harus mampu bekerja secara mandiri, disiplin, responsif, dan tetap menjaga komunikasi serta koordinasi yang efektif dengan seluruh team, baik secara online maupun offline.
Tanggung Jawab
* Menerima dan memahami arahan dari management serta memastikan arahan diteruskan kepada PIC yang tepat.
* Membuat dan memonitor task list, PIC, timeline, dan deadline.
* Melakukan follow-up secara rutin terhadap progress pekerjaan.
* Mengingatkan team mengenai deadline dan memastikan pekerjaan selesai tepat waktu.
* Mengidentifikasi potensi keterlambatan dan segera mengambil tindakan.
* Jika terjadi keterlambatan, mencari tahu penyebabnya dan membantu mencari solusi.
* Melakukan koordinasi antar team/departemen agar pekerjaan berjalan lancar.
* Memastikan setiap action point memiliki PIC dan deadline yang jelas.
* Memberikan update rutin kepada management mengenai progress, pekerjaan yang sudah selesai, pekerjaan yang masih berjalan, dan kendala.
* Melakukan eskalasi kepada management apabila diperlukan keputusan atau tindakan lebih lanjut.
* Membantu mengatur meeting, jadwal, dan follow-up aktivitas operasional management.
* Memastikan pekerjaan tetap berjalan meskipun team bekerja secara hybrid.
* Menggunakan tools komunikasi dan task management untuk memastikan tidak ada pekerjaan yang terlewat.
Kualifikasi
* Pengalaman di bidang Operations, Project Coordination, Executive Assistant, Management Support, atau posisi serupa.
* Sangat terorganisir dan mampu mengelola banyak pekerjaan sekaligus.
* Proaktif, responsif, dan mampu bekerja secara mandiri.
* Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
* Nyaman melakukan follow-up dan mengingatkan team mengenai deadline.
* Memiliki kemampuan problem solving yang baik.
* Detail-oriented dan memiliki sense of urgency.
* Disiplin dan mampu bekerja secara efektif dengan sistem hybrid.
* Mampu menggunakan Microsoft Office / Google Workspace.
* Mampu membuat task tracker dan laporan progress sederhana.
* Bahasa Inggris menjadi nilai tambah.
Karakter yang Kami Cari
Kami mencari seseorang yang tidak hanya meneruskan tugas, tetapi memastikan tugas tersebut selesai.
Anda harus memiliki mindset:
“Kalau pekerjaan belum selesai, saya akan follow-up sampai selesai atau menemukan solusi.”
Anda harus nyaman untuk:
* Mengingatkan orang lain.
* Menanyakan progress.
* Follow-up tanpa harus selalu diarahkan.
* Mengidentifikasi masalah sebelum menjadi lebih besar.
* Mencari solusi ketika terjadi keterlambatan.
* Mengeskalasi masalah kepada management jika diperlukan.
* Bekerja secara mandiri tanpa harus selalu diawasi.
