Job description for Kepala Purchasing at Mandalika Perfume
Kualifikasi :
- Pendidikan minimal S1, segala jurusan (diutamakan Teknik Industri, Manajemen, atau Administrasi Bisnis)
- Usia 28-35 tahun
- Minimal 2 tahun pengalaman di bidang purchasing/procurement, dengan bukti konkret pernah menangani proses impor (dapat menunjukkan contoh dokumen yang pernah diproses).
- Memahami alur dasar PR-PO dan proses dasar kepabeanan (PIB, invoice, packing list) — tidak wajib menguasai regulasi tingkat ahli.
- Menguasai Excel tingkat menengah (VLOOKUP, Pivot Table).
- Bahasa Inggris pasif-aktif untuk komunikasi dengan vendor luar negeri.
- Teliti, disiplin administrasi, dan terbiasa bekerja mengikuti SOP serta approval matrix yang ketat.
- Jujur dan berintegritas tinggi — posisi ini memiliki eksposur langsung terhadap negosiasi harga dan data vendor.
Deskripsi Pekerjaan :
A. Purchase Request (PR)
• Menerima, memverifikasi, dan memproses PR dari toko, gudang, dan produksi.
• Mengonversi PR menjadi PO sesuai approval limit yang berlaku (PO di bawah batas nilai tertentu dapat diproses langsung; di atas itu wajib approval Manager Supply Chain).
• Memantau dan melaporkan status PR-PO serta estimasi waktu kedatangan barang kepada requester.
• Merekonsiliasi dokumen PO dengan tim Finance untuk keperluan pembayaran vendor.
B. Import (Eksekusi Teknis)
• Mengoordinasikan kelengkapan dokumen impor (invoice, packing list, certificate of origin) bersama forwarder/PPJK yang telah ditunjuk.
• Memantau proses customs clearance (PIB) dan melaporkan progres kepada Manager Supply Chain.
• Memastikan kelengkapan dan keakuratan dokumen sebelum diajukan ke bea cukai.
• Mengeskalasi isu compliance yang kompleks (klasifikasi HS Code baru, dispute bea cukai) kepada Manager Supply Chain — tidak mengambil keputusan sendiri untuk isu berisiko tinggi.
C. Sourcing (dengan Guardrail)
• Menjalankan RFQ dan analisis perbandingan vendor untuk kategori yang shortlist-nya telah ditentukan oleh Manager Supply Chain.
• Melakukan negosiasi harga dan syarat pembayaran rutin dalam batas wewenang yang telah disetujui.
• Untuk vendor baru atau kategori kritis (terutama sumber luar negeri), wajib mengajukan proposal tertulis kepada Manager Supply Chain sebelum keputusan final — tidak berwenang closing deal secara mandiri.
• Memperbarui vendor scorecard (harga, kualitas, ketepatan waktu) secara berkala.
D. Reporting & Administrasi
• Menyusun laporan mingguan status PR/PO kepada Manager Supply Chain.
• Menyusun laporan bulanan performa vendor dan cost tracking.
• Memelihara data purchasing (daftar vendor, riwayat harga, kontrak aktif) pada sistem yang digunakan perusahaan.
