Kepala Divisi Umum (General Affair)

Kepala Divisi Umum (General Affair)

Kisaran Gaji : Rp. 6.000.000 – Rp. 7.000.000

PENEMPATAN : Surabaya

Job Description:

• Mengelola dan memastikan seluruh aktivitas General Affair berjalan dengan baik untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan.
• Mengelola fasilitas kantor, gedung, ruang kerja, peralatan, serta kebutuhan operasional perusahaan agar selalu dalam kondisi baik, aman, nyaman, dan siap digunakan.
• Mengelola dan memonitor aset perusahaan, termasuk inventarisasi, pencatatan, distribusi, pemeliharaan, perpindahan, serta penghapusan aset sesuai prosedur perusahaan.
• Mengelola kendaraan operasional perusahaan, termasuk penggunaan kendaraan, jadwal service, perawatan, administrasi kendaraan, BBM, dan biaya operasional.
• Mengelola hubungan dan koordinasi dengan vendor seperti building management, cleaning service, security, maintenance, supplier, rental kendaraan, dan vendor jasa lainnya.
• Melakukan proses pengadaan kebutuhan umum, termasuk mencari vendor, meminta penawaran, melakukan negosiasi, membandingkan harga dan kualitas, serta memastikan pengadaan sesuai kebutuhan dan budget perusahaan.
• Melakukan monitoring terhadap kondisi fasilitas dan kebutuhan operasional secara berkala serta memastikan setiap permasalahan ditindaklanjuti dan diselesaikan sesuai SLA.
• Mengkoordinasikan dan memastikan kebutuhan operasional Shareholder/Pemegang Saham yang berkaitan dengan fasilitas, kendaraan, perjalanan, akomodasi, tempat tinggal, serta kebutuhan pendukung lainnya dapat terpenuhi dengan baik, aman, dan tepat waktu.
• Mengontrol penggunaan budget General Affair dan melakukan evaluasi biaya untuk memastikan pengeluaran berjalan efektif, efisien, dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
• Menyusun laporan General Affair secara berkala, termasuk laporan aset, kendaraan, fasilitas, vendor, pengadaan, biaya operasional, permasalahan, serta rekomendasi perbaikan kepada manajemen.

Job Specification:

• Pendidikan minimal D3/S1, diutamakan Manajemen, Administrasi, Teknik, atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 3–5 tahun di bidang General Affair, Facility Management, Office Management, Procurement, atau posisi terkait, dengan pengalaman minimal 1–2 tahun sebagai Supervisor, Team Leader, Coordinator, atau posisi yang memiliki tanggung jawab memimpin tim.
• Memiliki pengalaman dalam mengelola fasilitas kantor, aset perusahaan, kendaraan operasional, vendor, dan kebutuhan operasional perusahaan. Serta melakukan kontrol secara berkala.
• Memiliki pengalaman dalam memimpin dan mengelola tim serta mampu melakukan pembagian pekerjaan, monitoring, coaching, dan evaluasi kinerja anggota tim.
• Memahami proses procurement, vendor management, negosiasi harga, serta monitoring kualitas layanan vendor.
• Teliti, disiplin, bertanggung jawab, memiliki integritas, berorientasi pada pelayanan, dan mampu mengambil keputusan dalam menangani permasalahan operasional.
• Mampu mengoperasikan Microsoft Office/Google Workspace, terutama Excel/Spreadsheet untuk monitoring aset, budget, vendor, dan aktivitas General Affair.
• Memiliki SIM A dan SIM C, serta bersedia melakukan perjalanan atau mobilitas di Group Holding.