Job description for IT INFRASTRUKTUR ADMIN at PT Vajiro Mulia Gemilang
Kualifikasi Utama (Requirements)
1. Kompetensi Teknis & Administratif (Hard Skills):
• Pendidikan minimal D3/S1 (Sistem Informasi, Manajemen Administrasi, Akuntansi, atau jurusan terkait lainnya).
• Pengalaman kerja minimal 1–2 tahun di bidang administrasi IT, koordinasi dengan vendor (pihak ketiga), atau peran administratif operasional (pengalaman di industri perbankan/finansial menjadi nilai tambah).
• Memiliki pemahaman yang baik tentang alur Procure-to-Pay (P2P), mulai dari pembuatan Purchase Requisition (PR), Memo Biaya, Purchase Order (PO), invoicing, hingga proses rekonsiliasi pembayaran.
• Mahir dalam mengoperasikan Microsoft Office (terutama Excel atau Googlesheet untuk tracking data dan pembuatan laporan visual)..
• Memiliki pemahaman dasar mengenai perangkat atau layanan infrastruktur IT (seperti server, jaringan, lisensi software, atau data center) agar dapat berkomunikasi dengan lancar dengan tim teknis dan vendor.
Tanggung Jawab Utama (Key Responsibilities):
• Mengelola, mencatat, dan mengarsipkan seluruh dokumen administrasi Pengadaan barang dan jasa, dokumen pembayaran dan invoice dari vendor infrastruktur IT sesuai Service Level Agreement (SLA),.
• Melakukan pelacakan (tracking) secara berkala terhadap (harian, mingguan dan bulanan) status pembayaran vendor dan memastikan prosesnya berjalan sesuai timeline tanpa mengganggu operasional IT.
• Menjadi narahubung utama (single point of contact) untuk menindaklanjuti (follow-up) proses administrasi dengan:
o Vendor: Terkait penagihan, kelengkapan dokumen invoice, dan pembaruan status kontrak.
o IT Asset Management: Terkait validasi aset yang datang atau lisensi yang diperpanjang.
o Procurement & GA: Terkait proses pengadaan baru, perpanjangan kontrak, atau fasilitas pendukung.
o Finance: Terkait konfirmasi pembayaran dan penyelesaian kendala invoice.
• Menyusun laporan bulanan mengenai status pembayaran vendor dan anggaran administrasi infrastruktur IT kepada IT Head.
• Pembuatan report realisasi pembayaran (Memo Biaya vs Realisasi Pembayaran Tracking sisa Budget)
• Membantu proses onboarding karyawan baru, seperti menyiapkan laptop, request access card, pembuatan User ID, email, dan akses aplikasi yang dibutuhkan
• Membuat dan sirkulasi Cash Advance untuk keperluan Akomodasi Project.
