Internal Sales & Office Manager

Tugas dan Tanggung Jawab :

• Memberikan serta membagi tugas kepada karyawan atau staffnya sesuai dengan posisi dari masing-masing staffnya.

• Menentukan jadwal pertemuan (rapat) dengan para karyawan.

• Membuat peraturan kantor yang diperlukan bersama dengan manajer lain yang membidangi.

• Melakukan penjualan yg dilakukan secara internal.

• Komunikasi dan negoisasi dengan pelanggan.

• Memastikan penjualan sales internal dan kanvasing sesuai dengan target

• Memastikan semua pekerjaan karyawan dapat berjalan dengan baik.

• Memastikan pengiriman dan penerimaan barang dilakukan tepat waktu, baik dilakukan secara internal, eksternal maupun melalui vendor.

• Melakukan negoisasi dengan pihak ketiga untuk kepentingan perusahaan.

• Membuat dan mengatur SOP/prosedur pekerjaan tim adm. sales.

• Menampilkan laporan yang memiliki hubungan dengan departemennya kepada atasan.

• Bertanggung jawab untuk mengelola layanan kantor, dan memastikan bahwa semua layanan tersebut berjalan dengan lancar sesuai prosedur.

• Melakukan planning dan pelaksanaan pekerjaan di divisi sales (berkoordinasi dengan sales manager), kantor, serta melakukan penilaian terhadap kinerja tim .

• Melakukan perekrutan terhadap karyawan baru bersama dengan HR, dan nantinya memberikan pelatihan terhadap karyawan tersebut.

• Memberikan bimbingan, masukan, pelatihan kepada karyawan kantor supaya dapat meningkatkan kinerja.

• Menjaga kerukunan dan keharmonisan di antara para karyawan yang ada di kantor, dan memberikan motivasi untuk dapat meningkatkan kinerja.

• Melakukan partisipasi secara aktif dalam hal perencanaan dan pelaksanaan acara di perusahaan.

• Memiliki tanggung jawab untuk mengembangkan standar dan mempromosikan kegiatan yang meningkatkan prosedur operasional.

• Mendesain dan menerapkan sistem pengarsipan.

• Menetapkan dan memantau atau mengawasi prosedur untuk pencatatan.

• Memastikan keamanan, integritas dan kerahasiaan data.

• Menerapkan perubahan procedural dan peraturan untuk meningkatkan efisiensi operasional.

• Monitor dan pertahankan inventaris perlengkapan kantor, serta menjaga lingkungan kerja yang aman dan terlindungi untuk para karyawan.

Skill yang Harus Dimiliki :

1. Komunikasi

Pertama adalah komunikasi yang merupakan skill utama yang harus dimiliki oleh office manager. Karena office manager harus melakukan komunikasi antara pihak atas, dengan pihak karyawan. Oleh sebab itu skill komunikasi sangatlah dibutuhkan.

2. Problem Solving

Memecahkan masalah juga merupakan salah satu skill yang sangat dibutuhkan oleh seorang office manager. Karena bukan tidak mungkin akan ada perdebatan antara pihak karyawan dengan pihak atas, ataupun masalah yang terjadi di salah satu divisi.

3. Membuat Keputusan

Keputusan merupakan sesuatu yang ditetapkan tidak hanya secara ketepatan, namun juga kecepatan. Karenanya seorang office manager harus mampu membuat keputusan dengan minim resiko di waktu yang sempit untuk keberlangsungan dan kesuksesan acara.

4. Planning Organization

Merencanakan suatu hal juga termasuk ke dalam skill yang dibutuhkan oleh seorang office manager. Kemampuannya untuk merencanakan, ataupun mengatur setiap hal secara detail untuk dapat mencapai target yang memang sudah ditentukan.

5. Manajemen Waktu

Seorang office manager harus memiliki kemampuan yang baik dalam hal manajemen waktu. Terutama ketika membuat suatu acara, manajemen waktu ini harus benar-benar diperhatikan supaya semuanya berjalan sesuai dengan timeline yang sudah direncanakan.

6. Leadership

Kepemimpinan ini merupakan skill yang juga harus dipenuhi, karena dari skill ini akan muncul sifat bertanggung jawab, mengambil keputusan, team work, dsb. Oleh sebab itu leadership menjadi salah satu skill yang harus dipenuhi oleh office manager.

7. Integritas

Tidak semua orang mampu memiliki hal ini, dan sayangnya untuk seorang office manager hal ini termasuk dalam skill yang harus dipenuhi. Dimana integritas ini melambangkan sifat keutuhan yang tinggi sehingga dapat menimbulkan kewibawaan.

8. Kerja Tim

Sebenarnya kerja tim ini tidak hanya sekedar skill yang harus dipenuhi oleh office manager, tapi juga kebutuhan. Tujuannya untuk meningkatkan kinerja, sikap, dan loyalitas yang ada di dalam kelompok kerja.

9. Pengaturan Pendanaan

Tata kerja yang merancanakan pengeluaran dan pemasukan arus kas untuk memastikan semuanya sesuai dengan perencanaan. Skill ini tidak hanya membutuhkan ketelitian tinggi, tapi juga kemampuan untuk mengorganisasikan semuanya supaya sesuai.

10. Supply Management

Terakhir ada supply management yang merupakan skill untuk menjamin rantai pasok dalam kondisi stabil. Dengan menciptakan sistem yang terkoordinasi yang menggabungkan komunikasi, dan informasi untuk menjamin semuanya sesuai ketentuan.

Kualifikasi :

• Aktif berbahasa Inggris (Lisan dan Tulisan)
• Memiliki pengalaman paling kurang 3 tahun dalam bidang penjualan.
• Berorientasi dengan target.
• Memiliki pengetahuan di bidang yang dibutuhkan, dalam hal ini manajerial, manajemen kantor, prosedur kerja, dan sistem kerja.
• Memiliki keahlian pengaturan waktu yang baik.
• Mampu melakukan banyak tugas, namun tetap mampu menyusun skala prioritas untuk kinerja terbaik.
• Detail dan mampu memiliki keterampilan dalam problem solving.
• Memiliki pengetahuan tentang prinsip bisnis, manajemen, dan juga pengaturan (manajemen) SDM.
• Mampu bekerja di bawah tekanan.
• Memiliki kemampuan komunikasi verbal dan tertulis yang baik, sehingga dapat dipahami dengan baik.
• Memiliki kemampuan perencanaan yang kuat, dan mampu mengaplikasikan ms office yang baik dan mampu menggunakan komputer secara mahir.
• Memiliki pengetahuan tentang manajemen penjualan, manajemen data, kearsipan dan juga administrasi kantor.
• Memiliki kinerja yang berorientasi terhadap target penjualan (target oriented) &detail (detail oriented) .