Job description for Human Resources & General Affairs at PT. IBJS
HR & GA (Human Resources & General Affairs)
1. Recruitment & Selection
* Membuka dan mempublikasikan lowongan pekerjaan sesuai kebutuhan perusahaan.
* Melakukan screening CV dan seleksi awal kandidat.
* Menjadwalkan serta mengkoordinasikan proses interview.
* Berkoordinasi dengan setiap departemen terkait kebutuhan tenaga kerja.
* Menyiapkan offering letter, kontrak kerja, dan administrasi onboarding karyawan baru.
2. Employee Administration
* Mengelola administrasi karyawan (kontrak kerja, absensi, cuti, lembur, mutasi, dan resign).
* Membuat, memperbarui, dan memelihara database karyawan.
* Menyimpan dan mengarsipkan dokumen personalia secara rapi dan aman.
* Memastikan seluruh dokumen karyawan lengkap dan selalu diperbarui.
3. Payroll & Compensation Benefit
* Menghitung data absensi, keterlambatan, lembur, tunjangan, dan potongan karyawan.
* Berkoordinasi dengan Finance terkait proses penggajian.
* Mengelola kepesertaan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
* Mengelola fasilitas dan benefit yang diberikan perusahaan kepada karyawan.
4. Employee Performance & Discipline
* Mendukung proses penyusunan dan evaluasi KPI karyawan.
* Menyiapkan Surat Peringatan (SP), berita acara, dan dokumen evaluasi karyawan.
* Menangani hubungan industrial dan permasalahan karyawan.
* Memastikan kepatuhan terhadap peraturan perusahaan.
5. Training & Development
* Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan karyawan.
* Mengorganisir pelatihan internal maupun eksternal.
* Mendukung program orientasi dan onboarding karyawan baru.
* Memantau perkembangan kompetensi dan kemampuan karyawan.
6. Office & Facility Management
* Memastikan kebersihan, keamanan, dan kenyamanan area kantor maupun gudang.
* Mengelola pemeliharaan fasilitas kantor dan aset perusahaan.
* Melakukan kontrol penggunaan aset perusahaan.
* Mengatur kebutuhan operasional kantor sehari-hari.
7. Vehicle & Operational Management
* Menjadwalkan servis dan perawatan kendaraan operasional.
* Memastikan kelengkapan dokumen kendaraan (STNK, KIR, asuransi, dll.).
* Mengontrol penggunaan kendaraan operasional perusahaan.
* Melakukan monitoring biaya operasional kendaraan.
8. Licensing & General Administration
* Mengurus perizinan perusahaan dan dokumen legalitas.
* Mengelola surat masuk dan surat keluar perusahaan.
* Berkoordinasi dengan vendor, instansi pemerintah, dan pihak eksternal lainnya.
* Mendukung kebutuhan administrasi operasional perusahaan.
9. Health, Safety & Compliance
* Memastikan implementasi SOP, peraturan perusahaan, dan standar keselamatan kerja.
* Mendukung program K3 (Keselamatan dan Kesehatan Kerja).
* Mengkoordinasikan penanganan keadaan darurat dan tindakan preventif.
* Memastikan kepatuhan terhadap regulasi ketenagakerjaan yang berlaku.
10. Regulatory & Labor Law Compliance
* Memahami dan menerapkan perhitungan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
* Menguasai perhitungan PPh 21 karyawan.
* Memahami dan menerapkan peraturan sesuai Undang-Undang Ketenagakerjaan yang berlaku.
* Memberikan arahan terkait kepatuhan ketenagakerjaan kepada manajemen dan karyawan.
Qualifications
* Minimum education: High School / Diploma / Bachelor Degree in related field.
* Understanding of HR & GA administration processes.
* Proficient in Microsoft Office, especially Excel.
* Good communication and coordination skills.
* Detail-oriented, disciplined, and able to multitask.
* Knowledge of labor law is an advantage.
Required Skills
* Administrative & filing skills
* Interpersonal communication
* Problem solving
* Time management
* Vendor negotiation
* HR data management
