Job description for HSSE Admin at PT OTA INDONESIA (OTAZEN)
Tentang Posisi Ini
Otazen, perusahaan manufaktur furnitur independen berskala global yang terus berkembang, membuka kesempatan bagi profesional yang teliti dan terorganisir untuk bergabung sebagai Admin HSSE di tim Operasional kami.
Sebagai Admin HSSE, Anda akan bertanggung jawab dalam mengelola seluruh dokumentasi dan administrasi Health, Safety, Security & Environment (HSE) perusahaan — mulai dari pengarsipan dokumen, pelaporan, hingga pengendalian masa berlaku sertifikasi dan izin — guna mendukung kelancaran implementasi sistem keselamatan kerja di seluruh area perusahaan.
Tugasan & Tanggung Jawab Utama
1. Pengelolaan Dokumen & Administrasi HSE
- Mengelola dan mengarsipkan seluruh dokumen dan administrasi HSE secara tertib, baik hardcopy maupun softcopy.
- Membantu menyiapkan laporan HSE harian, mingguan, dan bulanan.
- Melakukan input dan update data manpower, man-hours, safety performance, incident, near miss, unsafe act/unsafe condition, dan data HSE lainnya.
- Membantu menyiapkan dan mengontrol dokumen HIRADC/JSA, SOP, Work Permit, checklist inspeksi, dan form HSE.
- Mengontrol masa berlaku dokumen, sertifikat, dan izin yang berkaitan dengan HSE.
2. Dukungan Kegiatan & Inspeksi HSE
- Mengelola administrasi inspeksi APAR, P3K, emergency equipment, tools & equipment, serta perlengkapan keselamatan lainnya.
- Membantu dokumentasi kegiatan safety induction, toolbox meeting, safety briefing, training, dan simulasi/drill.
- Mengumpulkan dan mengarsipkan bukti dokumentasi kegiatan HSE berupa foto, attendance list, checklist, dan laporan.
- Membantu membuat rekap temuan inspeksi dan corrective action serta melakukan monitoring status penyelesaiannya.
- Mendukung penyusunan dan pembaruan HSE KPI dan Safety Performance perusahaan.
- Membantu memastikan kelengkapan administrasi APD dan perlengkapan keselamatan.
3. Koordinasi & Audit
- Berkoordinasi dengan departemen Production, Engineering, Maintenance, Warehouse, HR/GA, dan Security terkait kebutuhan administrasi HSE.
- Membantu menyiapkan dokumen untuk audit internal, audit customer, audit ISO, maupun inspeksi pihak eksternal.
- Menjaga kerahasiaan dan keamanan seluruh dokumen HSE perusahaan.
- Melaksanakan tugas administrasi lainnya yang berkaitan dengan fungsi HSE sesuai arahan atasan.
Kualifikasi & Spesifikasi
Pendidikan & Pengalaman:
- Pendidikan minimal S1 Teknik, Kesehatan Lingkungan, atau Bidang relevan.
- Pengalaman 1-2 tahun di bidangnya diutamakan; fresh graduate dipersilakan melamar.
- Wajib memiliki sertifikat Ahli K3 Umum (AK3U) yang masih berlaku.
Keahlian Teknis & Soft Skills:
- Mahir mengoperasikan komputer (Microsoft Office, khususnya Excel dan Word).
- Kemampuan berbahasa Inggris yang baik, baik lisan maupun tulisan (Good verbal and written communication skills).
- Teliti, terorganisir, dan mampu mengelola dokumen secara sistematis.
- Mampu bekerja sama dan berkoordinasi dengan berbagai departemen.
- Menjaga kerahasiaan dan integritas dalam menangani dokumen perusahaan.
Lokasi Kerja
Head Office Otazen, Jl. Makam Ki Ronggowarsito Km. 0.5, Mlese, Ceper, Klaten, Jawa Tengah.
