Job description for HRGA Staff at PT MULTI ARTHAMAS GLASS INDUSTRY
REQUIREMENT
- Pendidikan minimal S1 / D3 jurusan Hukum, Manajemen, Teknik, atau bidang terkait.
- Pengalaman kerja minimal 1–2 tahun di bidang General Affairs atau HRGA, diutamakan yang berpengalaman mengelola gedung, armada kendaraan, dan vendor alihdaya (outsourcing).
- Memiliki kemampuan mengendarai mobil serta wajib memiliki SIM A yang masih aktif.
- Memahami manajemen pemeliharaan fasilitas gedung (Building Management & Maintenance) serta sistem keselamatan (fire safety dan K3 dasar).
- Memahami pengelolaan dan legalitas armada kendaraan operasional (Fleet Management).
- Memahami regulasi alihdaya (outsourcing), penyusunan Service Level Agreement (SLA), dan penilaian KPI vendor.
- Mahir menggunakan Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint) untuk pencatatan inventaris, analisis biaya, dan penyusunan laporan operasional.
- Memiliki kemampuan komunikasi, negosiasi, dan koordinasi vendor yang kuat.
- Memiliki ketelitian tinggi, berorientasi pada penyelesaian masalah (problem solving), serta siap menangani kebutuhan operasional lapangan.
RESPONSIBILITIES
- Menyusun dan melaksanakan jadwal perawatan berkala (preventive maintenance) serta perbaikan (corrective maintenance) untuk seluruh fasilitas gedung, termasuk AC, kelistrikan, air, genset, dan struktur bangunan.
- Mengawasi kebersihan, kerapian, dan keamanan area kantor maupun fasilitas operasional harian.
- Mengelola stok dan pemakaian inventaris GA seperti alat tulis kantor (ATK), perlengkapan pantry, alat kebersihan, dan barang habis pakai lainnya.
- Memproses dan menindaklanjuti permintaan perbaikan atau kebutuhan fasilitas dari unit kerja internal secara cepat dan responsif.
- Mengatur jadwal servis rutin, perbaikan darurat, serta perawatan kebersihan seluruh kendaraan dinas dan operasional.
- Siap mengendarai kendaraan operasional/dinas dalam kondisi mendesak atau untuk mendukung mobilitas kegiatan operasional lapangan.
- Mengurus perpanjangan dokumen dan legalitas kendaraan operasional tepat waktu, seperti STNK, pajak kendaraan, KIR, izin operasional, dan asuransi.
- Mengontrol dan merekapitulasi penggunaan bahan bakar (BBM), e-toll, serta logbook perjalanan kendaraan dan pengemudi.
- Mengatur penugasan, jadwal kerja, serta mengevaluasi kinerja dan kedisiplinan para pengemudi (driver) operasional.
- Melakukan supervisi harian terhadap kinerja personel alihdaya seperti Security, Cleaning Service, Office Boy, dan Driver.
- Memantau ketercapaian Service Level Agreement (SLA) dan mengevaluasi KPI bulanan maupun berkala dari perusahaan penyedia jasa alihdaya.
- Memeriksa dan memvalidasi absensi, rekap lembur, serta tagihan/invoice bulanan dari vendor alihdaya sebelum diajukan ke bagian keuangan.
- Mengoordinasikan permintaan penambahan, penggantian, atau penyelesaian masalah personel alihdaya dengan pihak vendor.
- Mengelola ketersediaan dan kelaikan peralatan keselamatan kerja serta tanggap darurat, seperti APAR, hydrant, kotak P3K, dan jalur evakuasi.
- Mencari penawaran harga, melakukan survei perbandingan vendor/supplier kebutuhan GA, serta menegosiasikan harga dan kualitas terbaik.
- Memantau masa berlaku kontrak kerja sama (MOU/PKS) dengan seluruh vendor GA dan memberikan rekomendasi perpanjangan atau pemutusan kontrak.
- Mengontrol dan menganalisis pengeluaran biaya utilitas bulanan (listrik, air, internet, BBM, dan pemeliharaan) untuk melakukan efisiensi operasional.
- Melakukan stock opname dan pencatatan label aset GA secara berkala serta membuat laporan kerusakan atau pemutakhiran aset.
- Membantu menjalin hubungan dan koordinasi awal dengan pihak eksternal lingkungan sekitar (RT/RW, pengelola kawasan, kepolisian, atau tokoh masyarakat).
- Mempersiapkan sarana, prasarana, dan kebutuhan logistik untuk mendukung pelaksanaan acara internal perusahaan.
