Job description for HRD Generalist at Artland
Job Description (HR GENERALIST)
Posisi : HR Generalist
Divisi / Departement : HR
Atasan Langsung : HRGA Manager
Lokasi Kerja : PT SSI (Sister Company)
Tujuan Jabatan
Bertanggung jawab dalam pengelolaan administrasi kepegawaian, HRIS, payroll, absensi, benefit, hubungan industrial, serta kepatuhan terhadap Peraturan Perusahaan dan ketentuan ketenagakerjaan. Memastikan seluruh proses administrasi dan operasional HR berjalan secara akurat, efektif, tertib, serta mendukung kebutuhan operasional perusahaan.
Tugas dan Tanggung Jawab
HR Administration & Employee Database
- Mengelola, memperbarui, dan memastikan keakuratan seluruh data karyawan
- Mengelola administrasi kepegawaian meliputi dokumen karyawan, perubahan data, mutasi, promosi, demosi, dan terminasi
- Memastikan seluruh dokumen dan data karyawan tersimpan secara sistematis dan rahasia
- Melakukan input, pembaruan, dan pemerikasaan data karyawan melalui HRIS (Talenta)
- Berkoordinasi dengan Recruitment & Talent Development Specialist terkait administrasi karyawan baru, pembaruan kontrak, dan offboarding
Attendance, Payroll & Employee benefits
- Mengelola dan memantau absensi, keterlamabatan, cuti, izin, lembur, serta ketidahkadiran karyawan
- Memastikan seluruh pengajuan attendance, time off, dan overtime telah diproses sesuai prosedur dan approval yang berlaku
- Melakukan pemeriksaan dan rekonsiliasi data absensi sebelum proses payroll
- Menyiapkan dan memverifikasi data penggajian, termasuk tunjangan, lembur, potongan, dan komponen lainnya
- Mengelola administrasi BPJS Kesehatan, BPJS Ketengarakerjaan, THR, serta benefit karyawan
- Memastikan proses administrasi payroll berjalan secara akurat dan tepat waktu
HRIS Management & Data Accuracy
- Mengelola sistem HRIS, termasuk struktur organisasi, branch, job position, job level, dan data kepegawaian
- Memastikan pengaturan attendance, shift, time off, overtime, dan approval workflow sesuai kebijakan perusahaan
- Melakukan monitoring dan pemeriksaan berkala terhadap keakuratan data dalam HRIS
- Melakukan audit perubahan data absensi dan administrasi kepegawaian untuk mencegah kesalahan maupun penyalahgunaan akses
- Mengidentifikasi kendala penggunaan HRIS dan berkoordinasi dengan penyedia sistem untuk penyelesaiannya
Employee Relations & Industrial Relations
- Menangani pertanyaan, keluhan, dan permasalahan karyawan secara profesional sesuai kebijakan perusahaausahaan
- Membantu proses pembinaan kedisiplinan, penerbitan Surat Peringatan (SP), dan tindak lanjut pelanggaran
- Berkoordinasi dengan kepala divisi terkait permasalahan kehadiran, kedisiplinan, dan hubungan kerja
- Mendukung penyelesaian perselisihan hubungan kerja sesuai proseur perusahaan dan ketentuan ketenagakerjaan
- Menjaga komunikasi dan hubungan kerja yang baik antara karyawan, atasan, dan manajemen
HR Compliance & Company Regulations
- Memastikan pelaksanaan administrasi dan operasional HR sesuai Peraturan Perusahaan, SOP< dan ketentuan ketengakerjaan
- Membantu penyusunan, pembaruan, serta kesosialisasi kebijakan dan prosedur HR
- Memastikan kelengkapan administrasi ketenagakerjaan serta dokumen yang diwajibkan perusahaan
- Melakukan monitoring penerapaan disiplin kerja dan apaan disiplin kerja dan kebijakan perusahaan di seluruh cabang
- Mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian prosedur HR serta memberikan rekomendasi perbaikan
HR Reporting & Continuous Improvement
- Menyusun laporan HR secara berkala meliputi manpower, absensi, keterlambatan, lembur, cuti, turnover, deposit karyawan apabila berlaku
- Melakukan analisis data HR untuk mengidentifikasi tren dan permasalahan operasional
- Memastikan seluruh laporan dan dokumen HR akurat serta disampaikan tepat waktu
- Memberikan rekomendasi perbaikan terhadap sistem administrasi, HRIS, dan proses operasional HR
- Melakukan continuous improvement untuk meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kepatuhan proses HR.
Kualifikasi
Pendidikan
Minimal S1 Psikologi, Psikologi, Manajemen SDM, Manajemen, Hukum, atau bidang terkait.
Pengalaman
- Memiliki pengalaman minimal 2-3 tahun di bidang Human Resources atau HR Generalist
- Memahami administrasi kepegawaian, attendance, payroll, employee benefits, HRIS dan employee relations
- Memahami peraturan ketenagakerjaan Indonesia, termasuk PKWT, PKWTT, BPJS, THR, waktu kerja, lembur, dan pengakhiran hubungan kerja
- Memiliki pengalaman dalam pengelolaan HRIS, diutamakan Mekari Talenta.
- Mampu mengoperasikan Microsoft Office, terutama Excel untuk pengolahan dan analisis data
- Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, problem solving, dan interpersonal yang baik.
- Teliti, terorganisir, tegas, serta mampu menjaga kerahasiaan data karyawan.
- Memiliki kemampuan analisis dan penyusunan laporan HR.
- Diutamakan memiliki pengalaman dalam industri retail atau perusahaan dengan banyak cabang
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim
- Mampu bekerja dengan target dan deadline.
Soft Skill
- Komunikasi yang baik
- Mampu bekerja secara individu maupun dalam tim
- Memiliki kemampuan problem solving
- Teliti dan bertanggung jawab
- Mampu bekerja sesuai target dan deadline
