Job description for HR Generalist – HRIS & People Administration at PT. Dokma Namura
Job Description (Tanggung Jawab)
1. Mengelola dan memastikan pembaruan database karyawan melalui sistem HRIS secara akurat dan terstruktur.
2. Mengoperasikan dan mengoptimalkan HRIS Dashboard untuk monitoring data karyawan, absensi, kontrak kerja, dan administrasi personalia.
3. Mengelola sistem absensi dan presensi karyawan, termasuk fingerprint, face recognition, mobile attendance, dan GPS attendance.
4. Melakukan monitoring serta rekapitulasi keterlambatan, ketidakhadiran, cuti, izin, sakit, dan lembur karyawan.
5. Menyiapkan, memvalidasi, dan merekap data kehadiran sebagai dasar proses payroll.
6. Menyusun laporan HR secara berkala, termasuk attendance report, employee database, contract monitoring, dan HR KPI Dashboard.
7. Membuat dan mengelola surat-menyurat perusahaan, seperti kontrak kerja, surat pengangkatan, surat peringatan (SP), surat mutasi, dan surat keterangan kerja.
8. Mengelola dokumentasi serta pengarsipan administrasi personalia secara digital maupun fisik.
9. Memantau masa berlaku kontrak kerja, status kepegawaian, serta administrasi onboarding dan offboarding karyawan.
10. Mendukung proses rekrutmen, implementasi SOP, serta memastikan administrasi HR berjalan sesuai kebijakan perusahaan dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku.
Qualifications (Kualifikasi)
1. Pendidikan minimal S1 Psikologi, Manajemen SDM, Administrasi Bisnis, atau bidang terkait.
2. Memiliki pengalaman minimal *2–3 tahun* sebagai HR Generalist, HR Administration, atau posisi sejenis.
3. Berpengalaman mengoperasikan dan mengelola *HRIS (Human Resource Information System)* beserta dashboard dan database karyawan.
4. Memahami sistem absensi digital seperti fingerprint, face recognition, mobile attendance, dan GPS attendance.
5. Menguasai *Microsoft Excel / Google Sheets*, termasuk Pivot Table, VLOOKUP/XLOOKUP, serta pengolahan dan analisis data.
6. Berpengalaman dalam administrasi payroll, rekapitulasi absensi, pengelolaan cuti, izin, dan lembur.
7. Memiliki kemampuan administrasi dan surat-menyurat perusahaan, termasuk penyusunan kontrak kerja dan dokumen personalia.
8. Memahami dasar peraturan ketenagakerjaan Indonesia, khususnya terkait hubungan kerja, kontrak, jam kerja, dan administrasi karyawan.
9. Memiliki kemampuan reporting, pengarsipan dokumen, serta pengelolaan database secara sistematis.
10. Teliti, terorganisir, memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik, serta mampu menjaga kerahasiaan data perusahaan dan karyawan.
Preferred Skills (Nilai Tambah)
- Memiliki pengalaman menggunakan platform HRIS seperti Talenta, Gadjian, GreatDay HR, atau sistem HRIS lainnya.
- Mampu membuat HR Dashboard dan laporan otomatis menggunakan Excel, Google Sheets, atau Looker Studio.
- Berpengalaman dalam digitalisasi dan optimalisasi proses administrasi HR.
- Memahami alur administrasi BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
Key Skills: HRIS Management, HR Administration, Employee Database Management, Attendance Management, Payroll Administration, HR Reporting, Microsoft Excel, Google Sheets, HR Documentation, Employment Administration.
