Job description for HR & GA Administrator at Emirad International Logistics
HRGA
HR & GA bertanggung jawab untuk mengelola administrasi sumber daya manusia (karyawan) sekaligus memastikan seluruh fasilitas kantor dan aset operasional (terutama armada logistik) terjaga dengan baik guna mendukung kelancaran operasional perusahaan sehari-hari.
HR
Manajemen Data & Payroll:
- Mengelola absensi harian karyawan dan merekapnya setiap bulan.
- Menghitung gaji (Payroll), termasuk lembur, tunjangan, dan potongan secara akurat.
- Memperbarui database karyawan (kontrak kerja, data pribadi, dan dokumen pendukung).
Administrasi BPJS:
- Mengurus pendaftaran, penonaktifan, serta pembayaran iuran BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan.
- Membantu karyawan dalam proses klaim jaminan sosial jika diperlukan.
Rekrutmen & Hubungan Industrial:
- Membantu proses seleksi administratif (screening CV) dan penjadwalan wawancara.
- Menyiapkan surat-surat administratif (Surat Keterangan Kerja, SP, Kontrak Kerja/PKWT).
- Menangani orientasi (onboarding) bagi karyawan baru.
Pengembangan Karyawan:
- Memetakan kebutuhan pelatihan serta menyusun program training internal/eksternal yang relevan (seperti K3, safety driving, atau regulasi logistik).
- Mengelola program rotasi kerja dan cross-training untuk menjaga fleksibilitas tim serta kesiapan backup di posisi krusial.
- Membantu pelaksanaan evaluasi kinerja berkala (Performance Appraisal) sebagai dasar promosi, pengembangan, atau rotasi karyawan.
GA
Pengadaan & Inventaris (Procurement):
- Mengelola stok dan pengadaan alat tulis kantor (ATK), kebutuhan pantry, serta perlengkapan kebersihan.
- Melakukan survei vendor, negosiasi harga, dan memastikan pengiriman barang tepat waktu.
Pemeliharaan Fasilitas & Aset:
- Memastikan kebersihan dan kenyamanan lingkungan kerja (koordinasi dengan Cleaning Service/Security).
- Mengawasi perbaikan fasilitas kantor yang rusak (Listrik, AC, Air, dll.).
- Melakukan pendataan (tagging) dan audit aset perusahaan secara berkala.
- Manajemen Armada & Legalitas.
- Memantau jadwal servis rutin kendaraan operasional (truk/mobil).
- Mengurus legalitas kendaraan seperti perpanjangan STNK, KIR, dan izin bongkar muat agar tidak menghambat operasional pengiriman.
- Mengelola dokumen perizinan domisili perusahaan atau izin usaha lainnya.
Pendidikan: Minimal D3/S1 (Manajemen, Psikologi, Konseling, atau Komunikasi).
Pengalaman: Minimal 1–2 tahun di bidang HR & GA (pengalaman di perusahaan logistik menjadi nilai plus).
Keahlian Teknis:
- Mahir menggunakan Microsoft Excel (VLOOKUP, HLOOKUP, IF) untuk perhitungan gaji dan database.
- Paham regulasi ketenagakerjaan dan sistem e-Dabu (BPJS Kesehatan) & SIAP (BPJS Ketenagakerjaan).
Keahlian Soft Skill:
Ketelitian Tinggi: Wajib dalam mengolah angka gaji dan data pajak.
Negosiasi: Mampu berhadapan dengan vendor untuk mendapatkan harga terbaik.
Inisiatif: Cepat tanggap jika ada kendala fasilitas kantor atau masalah karyawan.
