Job description for HR Administration Staff at Langkah Kecil Group
Tentang Perusahaan
Kami adalah perusahaan F&B nasional dengan jaringan outlet digital yang berkembang pesat di Indonesia.
Dengan jumlah karyawan dan outlet yang terus bertambah, dibutuhkan administrasi HR yang rapi, cepat, dan akurat untuk memastikan seluruh data serta dokumen karyawan selalu ter-update dan terkelola dengan baik.
POSISI
HR Administration Staff – Daily Worker
Division: People & Culture
Melapor ke: People & Culture Team
Lokasi: On-Site
Status: Daily Worker / Paruh Waktu (maks. 20 hari kerja/bulan)
Fokus: Administrasi Dokumen HR & Data Karyawan
Peran Utama
Membantu aktivitas administrasi HR harian dengan fokus pada pembuatan dan pengelolaan dokumen karyawan, pembaruan data di HRIS, serta kebutuhan administrasi People & Culture lainnya.
Posisi ini membutuhkan ketelitian, kerapian, dan kemampuan mengikuti template serta proses kerja yang telah ditentukan.
Tanggung Jawab Utama (Key Result Areas)
A. HR Document & Administration
Accurate & Organized Digital HR Administration
Membantu memastikan kebutuhan administrasi dan dokumen karyawan diproses secara tepat, lengkap, dan terdokumentasi secara digital dengan baik.
Ruang lingkup kerja:
- Membuat dan memproses dokumen administrasi HR melalui sistem atau template digital yang telah ditentukan
- Membantu pembuatan Surat Teguran, Surat Peringatan, surat sanksi, kontrak, surat keterangan, dan dokumen karyawan lainnya
- Memastikan data pada dokumen seperti nama, jabatan, outlet, tanggal, periode, dan informasi pendukung sudah sesuai
- Melakukan rekap dan pengecekan data administrasi karyawan
- Melakukan follow up apabila terdapat data atau dokumen pendukung yang belum lengkap
- Mengelola penyimpanan dokumen karyawan secara digital agar rapi, terstruktur, dan mudah ditelusuri
- Memastikan dokumen tersimpan pada folder, sistem, atau platform yang sesuai
- Membantu kebutuhan administrasi harian People & Culture sesuai arahan tim
Indikator:
- Dokumen dibuat sesuai template dan data sumber
- Tidak terdapat kesalahan informasi penting pada dokumen
- Dokumen selesai sesuai deadline
- Dokumen digital tersimpan lengkap, rapi, dan mudah ditemukan
- Tidak terdapat dokumen yang salah penempatan atau tidak ter-update
- Tidak ada permintaan administrasi yang terlewat tanpa follow up
B. Employee Data & HRIS Administration
Accurate Employee Data
Membantu memastikan data karyawan pada HRIS dan database internal selalu sesuai dengan informasi terbaru.
Ruang lingkup kerja:
- Input data karyawan baru ke HRIS
- Update perubahan data karyawan
- Update penempatan outlet, jabatan, status kerja, kontrak, dan informasi lainnya
- Update status karyawan aktif, resign, atau perubahan lainnya
- Melakukan pengecekan kesesuaian data antara HRIS dan dokumen digital
- Membantu koreksi data jika ditemukan ketidaksesuaian
Indikator:
- Data yang diinput sesuai dokumen sumber
- Update data dilakukan sesuai timeline
- Data HRIS sesuai dengan dokumen digital karyawan
- Tidak terdapat kesalahan input berulang
- Data HRIS dan database tetap rapi dan ter-update
Profil Kandidat Ideal
- Pendidikan minimal D3, terbuka untuk berbagai jurusan
- Teliti dan rapi dalam mengelola data serta dokumen
- Terbiasa menggunakan Spreadsheet / Microsoft Excel
- Mampu mengikuti template, instruksi, dan prosedur kerja dengan baik
- Komunikatif, responsif, dan mampu melakukan follow up
- Memiliki pengalaman di bidang administrasi atau HR menjadi nilai tambah
Nilai & Budaya Kerja
- Accuracy First – memastikan data dan dokumen benar sebelum diproses
- Discipline in Process – mengikuti alur, template, dan prosedur yang telah ditetapkan
- Stay Responsive – cepat merespons kebutuhan administrasi dan follow up
- Keep It Organized – menjaga data dan dokumen tetap rapi serta mudah ditemukan
Tujuan Akhir Posisi Ini
Memastikan kebutuhan administrasi HR, dokumen karyawan, dan data HRIS dapat diproses secara akurat, lengkap, ter-update, dan tepat waktu, sehingga aktivitas People & Culture berjalan lebih tertib dan efisien.
