Head of Reporting & Admin Support

1. Kualifikasi Umum

• Pendidikan: Minimal S1 semua jurusan (diutamakan Administrasi Bisnis, Manajemen, Statistik, atau Keuangan).

• Pengalaman: Minimal 3–5 tahun pengalaman di bidang Reporting, Claim Administration, atau Operations, dengan setidaknya 3 tahun di level manajerial atau Team Lead.

• Industri: Pengalaman kerja di perusahaan Asuransi (Jiwa/Kesehatan) atau perusahaan Third Party Administrator (TPA)/Investigasi sangat diutamakan.

2. Kualifikasi Posisi Pekerjaan

• Memiliki pemahaman mengenai alur klaim asuransi jiwa atau kesehatan.

• Mampu menyusun materi pelatihan (training path) untuk pengembangan staf bawahannya.

• Terbiasa bekerja dengan target waktu yang ketat dan mengelola banyak proyek sekaligus (multitasking).

3. Kompetensi Teknis (Hard Skills)

• Data Management & Visualization: Mahir mengoperasikan Microsoft Excel (Pivot, VLOOKUP, Dashboard) dan Power Point untuk presentasi manajerial.

• Analytical Thinking: Mampu menganalisis data investigasi untuk melihat tren, hambatan atau masalah, dan performa tim.

• SOP & Compliance: Memahami penyusunan dan pengawasan Standar Operasional Prosedur (SOP) baik dalam internal divisi maupan unit bisnis lain yang keterkaitan, serta memahami konsep Business Continuity Plan (BCP) untuk menjaga kestabilitasan operasional divisi.

• Sistem Aplikasi Investigasi: Memiliki pemahaman teknis dalam melakukan review atau audit terhadap alur kerja teknis dan sistem pelaporan baik digital/IT atau manual untuk efisiensi kerja.

4. Kompetensi Perilaku (Soft Skills)

• Leadership: Mampu mengelola tim pelaporan agar bekerja secara efektif dengan Turn-Around-Time (TAT) yang cukup tight (maksimal 2 hari).

• Problem Solving & Complaint Handling: Pribadi yang tenang dan solutif dalam menghadapi problem dan menangani komplain dari perusahaan asuransi terkait hasil investigasi.

• Communication: Memiliki kemampuan komunikasi dan presentasi yang baik dihadapan klien (perusahaan asuransi).

• Collaboration: Mampu bekerja sama secara lintas fungsi, terutama dengan Head Investigator, dan Quality Assurance.

• Attention to Detail: Sangat teliti dalam memeriksa validitas dokumen dan laporan sebelum dikirim ke klien.

================================================================================

Job Descriptions : Head of Reporting & Admin Support

1. Membuat Laporan harian berupa dashboard case investigasi yang sedang berjalan.

2. Membuat Laporan harian mengenai jumlah report investigasi pada team reporting yang sedang berjalan.

3. Membuat tracking report harian mengenai project investigasi dari suatu asuransi.

4. Melakukan update terhadap hasil-hasil investigasi harian.

5. Mengirimkan notifikasi atas case baru yang akan dikerjakan oleh investigator

6. Menjadi PIC atas notifikasi serta dokumen baru / tambahan yang di kirimkan oleh perusahaan Asuransi.

7. Bertanggung jawab terhadap keseluruhan update dan dokumentasi SOP perusahaan.

8. Memastikan report investigasi yang dibuat oleh Team reporting tidak lebih dari 2 hari sejak case tsb telah selesai diinvestigasi.

9. Memastikan proses yang ada di team reporting dapat berjalan dengan effectivedan effisien.

10. Mempersiapkan monthly performance report untuk setiap perusahaan asuransi.

11. Membuat material presentasi serta melakukan presentasi setiap bulannya (by request) atas hasil investigasi beberapa perusahaan asuransi.

12. Melakukan pengecekan atas laporan investigasi yang telah dibuat oleh team reporting.

13. Menjadi handling complain officer berhubungan dengan complain atau perusahaan sehubungan investigasi yang dijalankan oleh perusahaan.

14. Melakukan review terhadap implementasi system investigasi yang dimiliki oleh perusahaan untuk dapat men-support bisnis.

15. Melakukan review atas implementasi system reporting baru seberapa besar mampu melakukan effisien waktu proses reporting.

16. Menjadi BCP Officer perusahaan dan menjalankan proses BCP sesuai dengan SOP yang ada secara periodik.

17. Menyiapkan manajemen report setiap bulannya atas keseluruhan proses investigasi.

18. Bekerjasama erat dengan Head Investigator untuk memberikan masukan perbaikan kepada para-Investigator Lapangan.

19. Menyiapkan training path atas team reporting sesuai dengan kekurangan masing-masing yang nantinya dapat mendukung pekerjaan yang ada.

20. Bekerjasama dengan Head Investigator & Quality Assurance untuk menyusun kuesioner baru sehingga tidak mudah "dibaca" oleh nasabah dan ahli waris.