Job description for Growth Operations Lead at Milko Hutabarat and Partners
Caelix adalah program keanggotaan eksklusif bagi pemimpin bisnis, top-level profesional, dan eksekutif yang ingin tumbuh lebih cepat melalui peluang bisnis dan transaksi strategis . Di sini, anggota tidak hanya bertemu—tapi bekerja bersama dalam satu ekosistem dengan akses ke 50+ kegiatan nasional dan global sepanjang tahun (expo, bazaar, networking, kompetisi), advisory berbasis data, serta koneksi dengan mitra tepat untuk kesepakatan bernilai tinggi .
Tentang Peran
Kami mencari Growth Operations Lead yang akan bertindak sebagai "Profit Guardian" dan "Efficiency Expert" utama Caelix. Posisi ini tidak diukur dari seberapa besar pendapatan kotor yang masuk, melainkan dari seberapa besar Laba Kotor (Gross Profit) yang berhasil diamankan setelah dikurangi seluruh biaya produksi dan operasional event .
Target utamanya adalah menjamin margin kotor yang sehat pada setiap acara, serta melakukan riset, analisis, dan perencanaan dalam mengidentifikasi mitra strategis, sponsor, venue, dan vendor yang tepat untuk mendukung profitabilitas dan keberlanjutan operasional perusahaan .
DESKRIPSI KERJA
1. Operasional Kegiatan & Disiplin Anggaran
Merencanakan dan mengeksekusi kegiatan Caelix — lokal maupun internasional — dengan disiplin anggaran yang ketat. Memastikan setiap pos biaya produksi (venue, katering, logistik, produksi materi, teknis) tetap dalam batas yang ditentukan untuk menghasilkan laba kotor per kegiatan sesuai target yang ditetapkan manajemen. Memiliki wewenang untuk menolak atau merevisi pengeluaran yang tidak sejalan dengan margin yang ditargetkan.
2. Negosiasi & Pengelolaan Vendor
Melakukan negosiasi biaya produksi melalui dua jalur: (a) langsung ke vendor (venue, katering, logistik, percetakan, AV production), atau (b) melalui Event Organizer / kontraktor penyelenggara. Membangun dan memelihara database vendor terpercaya dengan track record kualitas dan harga kompetitif, serta melakukan benchmarking harga secara berkala untuk memastikan efektivitas biaya.
3. Riset Mitra & Vendor
Melakukan riset pasar untuk mengidentifikasi kriteria mitra dan vendor ideal — termasuk survei venue, evaluasi kapasitas vendor, dan perbandingan penawaran (tender/quotation). Menjadi pengawas aktif terhadap pergerakan harga dan standar industri untuk menjaga daya saing biaya operasional Caelix.
4. Kolaborasi dengan Tim Akuisisi & Sponsor
Bekerja sama secara erat dengan Growth Acquisition Lead untuk memastikan pipeline mitra dan sponsor yang diidentifikasi dapat dikonversi menjadi pendapatan yang menguntungkan. Bertanggung jawab atas:
- Negosiasi teknis dan penutupan deal sponsor (terkait fulfillment kewajiban, bukan pricing)
- Memastikan seluruh kewajiban sponsor terlaksana tanpa biaya tambahan (cost overrun)
- Menghitung dan mengomunikasikan margin bersih dari setiap kolaborasi sponsor
5. Monitoring Kualitas & Pengawasan Lapangan
Hadir langsung selama pelaksanaan kegiatan untuk memastikan vendor, mitra, dan sponsor memberikan nilai sesuai kesepakatan. Melakukan real-time quality check terhadap layanan vendor, menandai potensi cost leakage, dan mendokumentasikan temuan untuk perbaikan SOP berikutnya.
6. Pelaporan Keuangan & Analisis Profitabilitas
- Menyusun laporan keuangan detail pasca-kegiatan (post-event P&L) yang mencakup:
- Rekonsiliasi anggaran vs. realisasi per pos biaya
- Perhitungan laba kotor aktual vs. target
- Analisis variance dan rekomendasi perbaikan
- Melaporkan hasil kepada manajemen secara transparan dan tepat waktu.
7. Dokumentasi, SOP & Continuous Improvement
- Membuat, memperbarui, dan menegakkan SOP terkait:\
- Pemilihan dan evaluasi vendor
- Standar negosiasi dan procurement
- Protokol pengendalian biaya
- Checklist fulfillment kewajiban sponsor
- Menjadi penjaga institusional (institutional memory) terhadap praktik terbaik operasional Caelix.
Yang Dibutuhkan
- Pengalaman minimal 3 tahun dalam cost control, operasional produksi event, procurement, vendor management, atau peran operasional berorientasi profit margin.
- Kemampuan analisis biaya yang sangat kuat — mahir dalam spreadsheet/Excel untuk simulasi break-even point, kalkulasi margin, dan analisis variance.
- Pengalaman negosiasi dengan vendor dan mitra bisnis — terbiasa menangani multi-vendor dan multi-stakeholder secara bersamaan.
- Kemampuan riset pasar dan benchmarking harga — proaktif mencari alternatif terbaik sebelum menerima penawaran pertama.
- Familiaritas dengan CRM (Odoo, HubSpot, atau setara) untuk pelacakan data vendor dan sponsor.
- Orientasi kuat terhadap detail — teliti terhadap pos-pos biaya kecil yang akumulasinya signifikan.
Yang Disukai
- Pengalaman dalam industri marketplace, platform digital, SaaS, atau professional services.
- Pemahaman tentang struktur biaya dan operasional event berskala nasional/internasional.
- Kemampuan menyusun pelaporan keuangan (post-event P&L, variance analysis) secara mandiri.
- Fasih Bahasa Inggris (terutama untuk negosiasi vendor internasional dan riset pasar global).
- Berdomisili di Jakarta dan bersedia melakukan survei lapangan ke venue/lokasi kegiatan.
Persyaratan Tambahan
- Memiliki smartphone dan laptop pribadi
- Bersedia bekerja dengan jam kerja fleksibel termasuk saat pelaksanaan kegiatan di akhir pekan
- Bersedia melakukan perjalanan lapangan ke berbagai lokasi venue