General secretary

Tugas General Secretary:

Mencatat dan Menyusun Notulen Rapat:

Bertanggung jawab untuk mencatat semua hal penting yang dibahas dalam rapat dan menyusun notulen yang jelas dan terstruktur.

Pengelolaan Surat-Menyurat:

Menyusun, mengirimkan, dan mendokumentasikan surat-surat organisasi.

Koordinasi dengan Anggota dan Pihak Eksternal:

Mengatur komunikasi antara anggota organisasi dan pihak eksternal, termasuk lembaga pemerintah, mitra, atau pihak lainnya.

Menyusun Laporan Administratif:

Menyusun laporan-laporan terkait administrasi dan aktivitas organisasi, termasuk laporan tahunan atau laporan khusus sesuai kebutuhan.

Menjaga Registrasi dan Arsip:

Mengelola dan menyimpan arsip penting, baik fisik maupun digital, agar mudah diakses oleh pihak yang membutuhkan.

Pemantauan Keanggotaan dan Partisipasi:

Memastikan bahwa daftar anggota organisasi selalu diperbarui dan berfungsi dengan baik.

Tugas Admin (Administrasi):

Pengelolaan Sistem dan Data:

Menangani pengelolaan data penting, termasuk memasukkan data ke dalam sistem yang digunakan oleh organisasi dan memastikannya terorganisir dengan baik.

Pengaturan Jadwal dan Agenda:

Menyusun jadwal kegiatan, rapat, atau acara organisasi dan memastikan semua pihak terkait mengetahui agenda tersebut.

Menangani Panggilan dan Komunikasi:

Mengelola komunikasi melalui telepon, email, atau platform lainnya, serta menjawab pertanyaan atau permintaan yang diterima.

Pengelolaan Keuangan dan Pembayaran:

Mungkin terlibat dalam pengelolaan keuangan organisasi, seperti pembuatan laporan kas kecil atau pengelolaan anggaran.

Penyusunan Dokumen Administrasi:

Membantu dalam pembuatan dan penyusunan dokumen administratif seperti kontrak, perjanjian, atau formulir.

Koordinasi dengan Departemen Lain:

Bekerja sama dengan berbagai departemen atau pihak untuk memastikan kelancaran operasional organisasi.

Keterampilan yang Dibutuhkan:

Keterampilan Organisasi yang Baik: Agar semua tugas administratif dapat dilakukan dengan efektif.

Kemampuan Komunikasi: Karena Anda akan berhubungan dengan banyak orang, keterampilan komunikasi yang baik sangat penting.

Kemampuan Manajemen Waktu: Agar semua pekerjaan bisa diselesaikan tepat waktu.

Keterampilan Teknologi: Penguasaan perangkat lunak seperti Microsoft Office atau aplikasi pengelolaan data (misalnya Google Workspace, Excel) sangat diperlukan.