Job description for General Affairs (GA) at PT Uma Oma Indonesia
Job Requirement — General Affairs (GA)
Industri: Food & Beverage / Restaurant / Cafe
Posisi: General Affairs Staff / Officer Departemen: General Affairs / Operations Support Melapor kepada: GA Supervisor / HR Manager / Operations Manager, sesuai struktur organisasi
Area kerja: Kantor pusat dan seluruh outlet restoran/cafe Mobilitas: Bersedia melakukan kunjungan ke outlet dan vendor sesuai kebutuhan operasional
Kualifikasi kandidat
- Pendidikan minimal SMA/SMK atau D3, diutamakan Administrasi, Manajemen, Teknik, atau bidang terkait.
- Memiliki pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang General Affairs, Facility Management, atau Operational Support.
- Diutamakan memiliki pengalaman di industri F&B, restoran, cafe, hotel, atau retail dengan beberapa outlet.
- Memahami pengelolaan fasilitas, aset perusahaan, inventaris, vendor, dan kebutuhan operasional outlet.
- Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, pelaporan, dan pengolahan data menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets.
- Memiliki kemampuan komunikasi, koordinasi, negosiasi, dan pemecahan masalah yang baik.- Teliti, disiplin, proaktif, memiliki rasa tanggung jawab, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu.
- Bersedia melakukan kunjungan ke outlet serta menangani kebutuhan operasional yang mendesak.
- Memiliki SIM C/A dan kendaraan pribadi menjadi nilai tambah apabila mobilitas antar-outlet dibutuhkan.
Tanggung Jawab Utama
A. Facility & Maintenance Management
- Memastikan fasilitas outlet, kantor, area kitchen, dining area, toilet, listrik, air, AC, dan peralatan pendukung berfungsi dengan baik.
- Mengkoordinasikan perbaikan dan preventive maintenance.
- Memantau kerusakan fasilitas dan memastikan tindak lanjut sesuai prioritas.
- Melakukan inspeksi fasilitas secara berkala.
B. Asset & Inventory Management
- Mengelola daftar aset perusahaan, nomor inventaris, lokasi, kondisi, dan penanggung jawab aset.
- Melakukan stock opname aset dan inventaris non-food secara berkala.
- Mengontrol perpindahan, peminjaman, kerusakan, dan penghapusan aset sesuai approval.
- Mengelola kebutuhan perlengkapan operasional seperti alat kebersihan, ATK, dan perlengkapan umum.
C. Vendor & Procurement Coordination
- Mencari dan mengevaluasi vendor jasa perbaikan, kebersihan, pest control, laundry, serta kebutuhan fasilitas.
- Meminta penawaran harga dan membandingkan biaya, kualitas, serta waktu pengerjaan.
- Memantau SLA, hasil pekerjaan, invoice, dan dokumen pendukung vendor.
- Memastikan pengeluaran mengikuti anggaran dan prosedur persetujuan perusahaan.
D. Licensing, Safety & Compliance Support
- Memantau masa berlaku dokumen dan perizinan usaha yang menjadi tanggung jawab GA.
- Mengkoordinasikan pemeriksaan APAR, jalur evakuasi, keselamatan fasilitas, dan pest control.
- Mendukung kesiapan dokumen inspeksi gedung, pengelola properti, dan instansi terkait.
- Memastikan temuan keselamatan ditindaklanjuti dan dieskalasikan sesuai tingkat risikonya.
E. Outlet Operational Support & Reopening
- Memastikan fasilitas, perlengkapan umum, utilitas, dan kebutuhan pendukung outlet siap sebelum operasional.
- Menyusun checklist kesiapan outlet untuk pembukaan atau reopening.
- Mengkoordinasikan outstanding pekerjaan dengan Operations, Kitchen, HR, Finance, dan vendor.
- Melaporkan kendala yang berpotensi menghambat pembukaan atau kelancaran operasional outlet.
Kompetensi yang wajib dimiliki
- Kompetensi Standar yang diharapkan Facility management
- Mampu mengidentifikasi kerusakan, menentukan prioritas, dan memonitor penyelesaian Asset control Administrasi aset akurat, dapat ditelusuri, dan sesuai kondisi aktual Vendor management
- Mampu membandingkan penawaran, memonitor SLA, dan mengevaluasi kualitas pekerjaan Cost awareness
- Memahami anggaran, efisiensi biaya, dan proses approval
- Problem solving Cepat merespons masalah dan memberikan alternatif solusi
- Administration & reporting Membuat laporan, checklist, dokumentasi, dan rekap biaya secara sistematis
- Coordination Mampu berkoordinasi lintas departemen dan antar-outlet
- Integrity & ownership Menjaga aset, transparansi transaksi, dan akuntabilitas pekerjaan
