Job description for General Affair at CV Maja Erkon
KUALIFIKASI
1. Minimal pendidikan D3/S1 (Administrasi, Manajemen, Akuntansi, atau bidang terkait).
2. Pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang administrasi/GA, lebih disukai di perusahaan distribusi atau retail.
3. Fresh graduate dipertimbangkan jika memiliki kemampuan administrasi yang baik.
4. Menguasai Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) dan aplikasi administrasi.
5. Mampu membuat laporan administrasi, pengarsipan, serta dokumentasi dengan rapi.
6. Familiar dengan pengelolaan inventaris kantor (ATK, peralatan operasional, kendaraan dinas, dll).
7. Memahami proses administrasi legalitas sederhana (perizinan, kontrak sewa, dokumen perusahaan).
8. Mampu berkoordinasi dengan vendor/supplier untuk kebutuhan operasional.
9. Teliti, rapi, dan memiliki keterampilan manajemen waktu.
10. Komunikatif, mampu bekerja sama lintas departemen (HR, Finance, Logistik, dll).
11. Problem solving dasar terkait fasilitas kantor (AC kantor, listrik, kendaraan operasional, dll).
12. Disiplin, jujur, dan memiliki integritas tinggi.
13. Memiliki SIM C untuk mendukung mobilitas (jika dibutuhkan).
14. Memahami dasar-dasar pengadaan barang dan negosiasi dengan vendor.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Membuat, mengelola, dan mengarsipkan dokumen administrasi perusahaan (kontrak, surat perjanjian, izin, dokumen legal sederhana).
2. Menyusun laporan administrasi GA (inventaris) secara periodik (penggunaan ATK, kendaraan operasional, peralatan kantor, dll).
3. Memastikan kerapihan dan keteraturan data GA baik fisik maupun digital.
4. Mengatur kebutuhan fasilitas kantor (peralatan kerja, AC, listrik, kebersihan, keamanan, Wi-Fi, CCTV, Printer).
5. Mengajukan perbaikan jika ada kerusakan sarana kantor (misalnya: AC kantor, jaringan listrik, mebel, dll).
6. Mengawasi ketersediaan dan pemakaian ATK, stok perlengkapan kerja, serta mengatur distribusinya ke bagian terkait.
7. Mengajukan pembelian kebutuhan operasional (ATK, perlengkapan kantor, seragam karyawan, dll).
8. Mencari dan membandingkan vendor untuk pengadaan barang/jasa sesuai kebutuhan.
9 Menjaga hubungan baik dengan supplier/vendor untuk kelancaran operasional perusahaan.
10. Mengelola administrasi kendaraan operasional (jadwal servis, perpanjangan STNK, asuransi, dsb).
11. Mengatur pemakaian kendaraan dinas agar sesuai kebutuhan distribusi maupun operasional kantor.
12. Membantu HR dalam pengelolaan kebutuhan karyawan (seragam, perlengkapan kerja, fasilitas).
13. Mengurus perizinan sederhana (contoh: sewa gedung/tanah, IMB, atau izin terkait distribusi jika diminta).
14. Mendukung kegiatan perusahaan seperti event internal, meeting, atau kebutuhan GA lainnya.
15. Menjadi penghubung antara perusahaan dengan pihak eksternal terkait urusan GA.
16. Menjalankan instruksi atasan terkait urusan umum dan operasional non-teknis.
17. Menjaga ketertiban, kedisiplinan, serta kelancaran operasional kantor sehari-hari.
