Job description for General Affair at PT Ruang Antara Suara
Job Description / Responsibilities
A. Office & General Affairs Operations
- Mengelola kebutuhan operasional dan rumah tangga kantor, termasuk kebersihan, keamanan, fasilitas, dan perlengkapan kerja.
- Memastikan seluruh fasilitas kantor berfungsi dengan baik serta melakukan koordinasi terkait perawatan dan perbaikan.
- Mengelola inventaris aset perusahaan, perlengkapan kantor, dan kebutuhan operasional lainnya.
- Melakukan pengadaan barang dan jasa (procurement) sesuai kebutuhan perusahaan.
- Mengelola hubungan dan koordinasi dengan vendor, supplier, building management, serta pihak eksternal lainnya.
- Memastikan administrasi GA, dokumentasi aset, dan pengeluaran operasional tercatat dengan baik.
B. Event General Affairs & Operational Support
- Mengelola kebutuhan General Affair untuk kegiatan event, mulai dari tahap persiapan, pelaksanaan, hingga pembongkaran (load out).
- Melakukan koordinasi pengadaan dan penyediaan kebutuhan operasional event, seperti perlengkapan kerja, furniture, peralatan pendukung, dan kebutuhan logistik lainnya.
- Memastikan kesiapan fasilitas dan kebutuhan operasional di venue sebelum dan selama event berlangsung.
- Melakukan koordinasi dengan vendor, venue management, supplier, dan tim internal terkait kebutuhan GA event.
- Mengawasi distribusi, penggunaan, pengembalian, dan inventarisasi perlengkapan event.
- Melakukan pengecekan kebutuhan operasional di lapangan serta memastikan seluruh kebutuhan GA event terpenuhi sesuai timeline.
- Siap melakukan kunjungan lapangan dan terlibat langsung dalam pelaksanaan event, termasuk bekerja di luar jam kerja normal apabila diperlukan.
C. Budgeting & Administration
- Membuat estimasi kebutuhan biaya operasional kantor dan GA event.
- Melakukan monitoring penggunaan budget serta memastikan pengeluaran sesuai dengan anggaran yang telah disetujui.
- Melakukan proses administrasi pembelian, pembayaran vendor, reimbursement, dan petty cash terkait kebutuhan GA.
- Membuat laporan penggunaan aset, inventaris, serta pengeluaran operasional secara berkala.
Job Qualifications
- Pendidikan minimal D3/S1 dari semua jurusan.
- Memiliki pengalaman minimal 2–3 tahun di bidang General Affair, khususnya pada perusahaan event organizer, event promoter, entertainment, atau industri sejenis.
- Memiliki pemahaman mengenai pengelolaan operasional kantor, procurement, vendor management, dan inventory management.
- Memiliki pengalaman dalam menangani kebutuhan General Affair untuk event, termasuk koordinasi logistik dan kebutuhan operasional venue.
- Memiliki kemampuan negosiasi dan komunikasi yang baik dalam berkoordinasi dengan vendor maupun tim internal.
- Mampu melakukan budgeting, cost control, serta administrasi pengeluaran operasional.
- Terbiasa bekerja dengan target dan timeline yang ketat, terutama dalam lingkungan kerja event yang dinamis.
- Memiliki kemampuan problem solving yang baik dan mampu mengambil keputusan secara cepat di lapangan.
- Bersedia bekerja secara fleksibel, termasuk pada malam hari, akhir pekan, atau hari libur sesuai kebutuhan event.
- Memiliki kemampuan mengoperasikan Microsoft Office atau Google Workspace.
- Memiliki SIM A/C dan mampu mengendarai kendaraan menjadi nilai tambah.
