Job description for General Affair Receptionist at DOLPHEEN INDONESIA
Responsibilities
- Menyambut dan menerima tamu, klien, dan pengunjung dengan ramah dan profesional.
- Mengelola registrasi tamu serta berkoordinasi dengan tim terkait mengenai akses dan kebutuhan kunjungan.
- Menerima, memilah, dan mendistribusikan surat, dokumen yang masuk.
- Mengelola pemesanan ruang meeting serta memastikan ruang meeting dalam kondisi bersih, rapi, dan siap digunakan.
- Mengelola dan memantau petty cash GA, termasuk mencatat transaksi, mengumpulkan dan mengarsipkan bukti pembayaran/invoice, serta membuat laporan petty cash.
- Mengelola kebutuhan ATK, termasuk memantau stok, melakukan pengecekan persediaan, mengajukan pembelian, mendistribusikan, dan melakukan pengadaan ulang.
- Memantau dan mengelola kebutuhan pantry serta perlengkapan operasional kantor lainnya.
- Memelihara dan memperbarui data aset, inventaris, dan perlengkapan operasional kantor.
- Berkoordinasi dengan vendor dan tim terkait dalam proses pengadaan ATK, perlengkapan kantor, dan kebutuhan GA lainnya.
- Berkoordinasi dengan vendor, kurir, pengelola gedung, jasa cleaning service, dan pihak eksternal lainnya sesuai kebutuhan.
- Membantu proses administrasi GA, termasuk dokumentasi, pengarsipan, input data, dan administrasi lainnya.
- Membuat laporan GA secara berkala terkait pengeluaran, inventaris, persediaan, dan kebutuhan operasional kantor.
- Melaksanakan tugas administrasi dan operasional lainnya sesuai arahan atasan.
Qualifications
- Minimal pendidikan SMA/SMK.
- Minimal 1 tahun pengalaman sebagai Receptionist, Frontliner, General Affairs (GA), atau posisi sejenis.
- Mampu berkomunikasi dalam bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan, serta percaya diri berkomunikasi dengan tamu atau klien asing.
- Memahami pengelolaan petty cash, termasuk pencatatan transaksi, pengumpulan bukti pembayaran/invoice dan pembuatan laporan.
- Memahami pengelolaan ATK, termasuk pemantauan stok, pengendalian persediaan, pengadaan, dan distribusi.
- Memiliki pengalaman dalam administrasi inventaris dan aset menjadi nilai tambah.
- Mampu menggunakan Microsoft Office dan/atau Google Workspace, khususnya Excel/Google Sheets.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan interpersonal yang baik.
- Berpenampilan profesional, ramah, rapi, dan memiliki orientasi pelayanan yang baik.
- Teliti, terorganisir, proaktif, dan bertanggung jawab.
- Mampu mengerjakan beberapa tugas sekaligus dan menentukan prioritas pekerjaan dengan baik.
- Bersedia menangani tugas Receptionist sekaligus administrasi dan operasional General Affairs (GA).
- Disiplin, tepat waktu, dan memiliki komitmen terhadap kehadiran kerja yang baik.
