Job description for General Affair (Admin pengadaan) at PT.XINYIEN JAYA INTERNATIONAL
PT Xin Yien Jaya International sedang mencari kandidat Admin General Affair (GA) yang teliti, terorganisir, dan memiliki kemampuan administrasi serta komunikasi yang baik untuk mendukung kebutuhan operasional perusahaan.
Tanggung Jawab:
1. Mengelola pengadaan alat tulis kantor (ATK) dan perlengkapan operasional kantor.
2. Memproses permintaan pembelian equipment dan peralatan pabrik dari departemen terkait.
3. Mengelola pembelian kebutuhan direksi sesuai permintaan dan prosedur perusahaan.
4. Melakukan pencarian supplier, meminta penawaran harga, serta membandingkan harga dan kualitas barang.
5. Membuat dan memantau Purchase Request (PR) dan Purchase Order (PO) sesuai prosedur perusahaan.
6. Memantau status pesanan, jadwal pengiriman, dan memastikan barang diterima sesuai spesifikasi.
7. Memeriksa kelengkapan dokumen pembelian, invoice, kuitansi, dan bukti transaksi.
8. Membuat rekapitulasi pembelian, laporan pengeluaran, dan dokumentasi administrasi secara berkala.
9. Berkoordinasi dengan departemen terkait, supplier, serta bagian Finance atau Accounting.
10. Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan, terutama yang berkaitan dengan kebutuhan direksi dan transaksi pembelian.
Kualifikasi :
1. Pendidikan minimal D3/S1 sederajat.
2. Memiliki kemampuan bahasa Inggris aktif, baik lisan maupun tulisan.
3. Memiliki pengalaman di bidang General Affair, purchasing, procurement, atau administrasi pembelian menjadi nilai tambah.
4. Mampu mengoperasikan Microsoft Excel dan Microsoft Office.
5. Memiliki kemampuan administrasi, pengarsipan, dan pengolahan data yang baik.
6. Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi dengan supplier.
7. Teliti, jujur, disiplin, bertanggung jawab, dan mampu bekerja secara terorganisir.
8. Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim.
9. Mampu mengelola beberapa permintaan pembelian sekaligus dan memenuhi tenggat waktu.
10. Bersedia bekerja di lingkungan perusahaan manufaktur.
