Job description for General Admin BM & Engineering - Intern at Pt. Grha 165 Tbk
JOB DESCRIPTION
Jabatan: General Admin Building Management & Engineering
Job Description
1. Melaksanakan administrasi umum Departemen Building Management & Engineering.
2. Mengelola, mengarsipkan, dan memastikan kelengkapan dokumen administrasi operasional Building Management & Engineering, baik secara fisik maupun digital.
3. Menyiapkan surat, memo, formulir, laporan, dan dokumen administrasi lainnya yang diperlukan departemen.
4. Melakukan pencatatan dan rekapitulasi data terkait kegiatan operasional gedung dan pekerjaan Engineering.
5. Membantu menyiapkan laporan rutin Departemen Building Management & Engineering sesuai kebutuhan.
6. Melakukan administrasi dan dokumentasi terkait pekerjaan pemeliharaan, perbaikan, inspeksi, dan kegiatan teknis lainnya.
7. Membantu melakukan monitoring administrasi atas jadwal preventive maintenance dan corrective maintenance.
8. Mengelola dan memperbarui data aset, peralatan, fasilitas, serta dokumen pendukung Engineering sesuai kebutuhan.
9. Membantu administrasi permintaan pekerjaan/perbaikan dari user atau tenant serta memastikan status pekerjaannya terdokumentasi.
10. Membantu menyiapkan administrasi pekerjaan vendor, termasuk dokumen penawaran, surat tugas/kerja, berita acara, laporan pekerjaan, dan dokumen pendukung lainnya.
11. Melakukan pencatatan dan pengarsipan dokumen vendor, kontrak, sertifikat, izin, dan dokumen teknis lainnya yang berkaitan dengan operasional gedung.
12. Membantu proses administrasi pengadaan barang dan jasa yang dibutuhkan oleh Building Management & Engineering.
13. Melakukan koordinasi administratif dengan departemen terkait, vendor, teknisi, tenant, maupun pihak eksternal sesuai arahan atasan.
14. Membantu memastikan dokumen terkait pemeriksaan, pemeliharaan, dan kelayakan fasilitas/instalasi gedung tersimpan dan terdokumentasi dengan baik.
15. Menyiapkan data dan dokumen yang diperlukan untuk audit, inspeksi, evaluasi, maupun pemeriksaan internal dan eksternal.
16. Melakukan monitoring dan rekapitulasi kebutuhan ATK, spare part, perlengkapan kerja, dan kebutuhan operasional lainnya.
17. Membantu membuat notulen, dokumentasi, dan tindak lanjut hasil rapat atau koordinasi Departemen Building Management & Engineering.
18. Melaksanakan tugas administratif lainnya yang diberikan oleh atasan langsung sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab jabatan.
Job Specification
1. Pendidikan
• Minimal SMK, jurusan Administrasi, Manajemen, Teknik, atau bidang lain yang relevan.
2. Pengalaman
• Minimal 1–2 tahun pengalaman sebagai Admin, General Admin, Admin Building Management, Admin Engineering, atau posisi administratif sejenis.
• Pengalaman di bidang Building Management, Property Management, Facility Management, Engineering, atau Gedung menjadi nilai tambah.
3. Pengetahuan
• Memahami administrasi perkantoran dan pengelolaan dokumen.
• Memahami dasar administrasi operasional gedung dan/atau Engineering.
• Memahami pengelolaan dokumen vendor dan pekerjaan pemeliharaan menjadi nilai tambah.
• Memahami dasar penggunaan sistem filing dan dokumentasi.
4. Keterampilan
• Menguasai Microsoft Office, terutama Word dan Excel.
• Mampu membuat laporan, rekapitulasi data, dan administrasi dokumen.
• Mampu melakukan filing dokumen secara sistematis.
• Memiliki kemampuan koordinasi dan komunikasi yang baik.
• Teliti dalam mengolah data dan dokumen.
• Mampu mengatur prioritas pekerjaan dan bekerja dengan beberapa tugas secara bersamaan.
5. Kompetensi
• Administrasi dan dokumentasi
• Attention to detail
• Communication skill
• Coordination skill
• Time management
• Problem solving
• Teamwork
• Responsibility dan accountability
6. Karakteristik Personal
• Teliti, rapi, dan sistematis.
• Responsif terhadap kebutuhan operasional.
• Memiliki inisiatif dan mampu bekerja secara mandiri.
• Mampu bekerja dalam situasi yang dinamis.
• Memiliki integritas dan menjaga kerahasiaan dokumen perusahaan.
• Mampu bekerja sama dengan tim teknis maupun nonteknis.
