Job description for Front Desk Receptionist at PT Samco International Trading
Ringkasan Pekerjaan
PT SAMCO INTERNATIONAL TRADING sedang mencari seorang Resepsionis yang profesional, ramah, dan terorganisir untuk menjadi kontak pertama bagi tamu, klien, dan mitra bisnis. Posisi ini bertanggung jawab untuk memberikan pelayanan yang baik kepada pengunjung serta memberikan dukungan administrasi kepada tim manajemen. Kandidat ideal harus memiliki kemampuan komunikasi yang sangat baik dalam Bahasa Inggris dan Bahasa Indonesia, kemampuan organisasi yang kuat, serta mampu mengelola komunikasi kantor dan jadwal secara efektif.
Tanggung Jawab Utama
- Menyambut dan membantu tamu, klien, serta mitra bisnis secara profesional dan sopan.
- Menjawab, menyaring, dan mengarahkan panggilan telepon, email, serta komunikasi masuk lainnya.
- Mengelola jadwal, janji temu, dan rapat untuk manajemen.
- Mengatur rapat, menyiapkan agenda, membuat catatan rapat secara akurat, serta membagikan notulen apabila diperlukan.
- Menyiapkan ruang rapat, bahan presentasi, serta kebutuhan pelayanan bagi tamu.
- Menjaga sistem pengarsipan dan catatan perusahaan agar tetap rapi dan terorganisir, baik dalam bentuk digital maupun fisik.
- Membuat dan menyusun dokumen profesional menggunakan Microsoft Word dan Microsoft Excel.
- Memberikan dukungan administrasi kepada tim manajemen.
- Mengkoordinasikan komunikasi internal dan melakukan tindak lanjut terhadap tugas yang telah ditetapkan.
- Menangani informasi rahasia dengan penuh kebijaksanaan dan profesionalisme.
- Membantu kegiatan administrasi kantor secara umum serta memastikan area penerimaan tamu selalu tertata dan memberikan kesan profesional.
Persyaratan
- Memiliki kemampuan Bahasa Inggris yang sangat baik, baik secara lisan maupun tulisan, serta mampu berkomunikasi secara lancar dan profesional dalam lingkungan kerja.
- Fasih berbahasa Indonesia, baik secara lisan maupun tulisan.
- Kemampuan dasar Bahasa Sunda menjadi nilai tambah.
- Memiliki kemampuan organisasi dan pengelolaan waktu yang sangat baik.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan pelayanan pelanggan yang kuat.
- Berpenampilan profesional serta memiliki kepribadian yang ramah dan mudah didekati.
- Mampu menangani beberapa tugas sekaligus dan bekerja secara efektif di bawah tekanan.
- Menguasai Microsoft Word dan Microsoft Excel.
- Memahami penggunaan alat penjadwalan dan kolaborasi seperti Google Calendar, Monday.com, atau Slack.
- Mampu bekerja secara mandiri sekaligus bekerja sama secara efektif dengan seluruh tim.
Kualifikasi Tambahan
- Memiliki pengalaman sebelumnya sebagai Resepsionis atau Staf Administrasi.
- Memiliki pengalaman dalam mengatur rapat dan mengelola jadwal.
- Memiliki perhatian tinggi terhadap detail serta mampu menjaga kerahasiaan informasi.
- Memiliki pengalaman bekerja di lingkungan kantor profesional.
