Job description for Front Desk Receptionist at Arimbi Pejaten Suite
1. Menyambut dan Melayani Tamu
Menyapa tamu dengan ramah saat datang.
Membantu proses check-in dan check-out.
Menjawab pertanyaan tamu tentang hotel, fasilitas, dan lingkungan sekitar.
Memberikan informasi tentang harga kamar, jenis kamar, dan promosi hotel.
🧾 2. Administrasi Check-in & Check-out
Memeriksa identitas tamu dan melakukan pencatatan data.
Menginput reservasi ke dalam sistem komputer hotel (PMS – Property Management System).
Mengeluarkan kunci kamar atau key card.
Mengurus pembayaran saat check-out (tunai, kartu kredit, transfer, dsb).
Menerbitkan invoice dan tanda terima.
📞 3. Menangani Reservasi
Menerima dan mengonfirmasi pemesanan kamar (melalui telepon, email, atau online).
Memastikan ketersediaan kamar sesuai permintaan tamu.
Memasukkan dan memperbarui data reservasi di sistem.
Berkoordinasi dengan bagian housekeeping untuk memastikan kamar siap.
💬 4. Menangani Keluhan dan Permintaan Tamu
Mendengarkan keluhan atau permintaan tamu dengan sopan dan cepat tanggap.
Menyelesaikan masalah atau menghubungkan ke bagian terkait (engineering, housekeeping, F&B).
Memberi solusi agar tamu puas.
🧳 5. Koordinasi dengan Departemen Lain
Bekerja sama dengan housekeeping untuk mengetahui status kamar (bersih, kotor, ready).
Koordinasi dengan keamanan (security) dan engineering jika ada kendala di kamar.
Menyampaikan kebutuhan khusus tamu ke departemen terkait.
📊 6. Administrasi dan Laporan
Menyusun laporan harian (daily report) tentang tamu check-in, check-out, dan pendapatan.
Memantau tingkat hunian kamar (occupancy).
Menangani uang kas kecil (cash float) dan mencatat transaksi.
🧑💼 7. Pelayanan Tambahan
Membantu pemesanan transportasi (taksi, shuttle, rental mobil).
Memberi rekomendasi tempat wisata, restoran, dan aktivitas lokal.
Menangani bagasi tamu (dengan bellboy).
Menyediakan wake-up call (panggilan bangun pagi).
📌 Posisi dalam Departemen Front Office:
Front Desk Agent / Receptionist – melayani tamu langsung.
Guest Relation Officer (GRO) – fokus pada kepuasan tamu.
Bellboy – membantu barang bawaan tamu.
Concierge – memberi informasi dan bantuan tambahan.
Front Office Supervisor / Manager – mengawasi operasional.