Job description for Foundation Coordinator at Yayasan Hasanayu Pelita Cinta
Tentang Posisi
Foundation Coordinator bertanggung jawab mengoordinasikan operasional harian, pelaksanaan program, serta pengelolaan bantuan Yayasan Hasanayu Pelita Cinta. Posisi ini bekerja sama dengan pengurus yayasan, penerima bantuan, donatur, mitra, dan tim untuk memastikan program berjalan secara efektif, tepat sasaran, serta transparan dan akuntabel.
Job Description
1. Operasional Yayasan dan Pengelolaan Bantuan
- Mengelola kegiatan operasional harian yayasan dan memastikan kebutuhan pelaksanaan program terpenuhi.
- Mengelola pembelian kebutuhan penerima bantuan serta berkoordinasi dengan apotek, pemasok, dan penyedia layanan terkait.
- Mengoordinasikan distribusi bantuan, termasuk penjadwalan, pengiriman, pencatatan, dan konfirmasi penerimaan.
- Menjaga kelengkapan dan keteraturan administrasi, database penerima bantuan, serta arsip penyaluran.
2. Asesmen dan Pendampingan Penerima Bantuan
- Meninjau formulir pengajuan bantuan, memeriksa kelengkapan dokumen, serta melakukan asesmen awal melalui wawancara dan verifikasi sesuai prosedur yayasan.
- Menyusun rekomendasi bantuan berdasarkan kebutuhan calon penerima, kriteria program, dan ketersediaan anggaran untuk mendapatkan persetujuan pengurus.
- Menjalin komunikasi berkala dengan penerima bantuan dan keluarga atau caregiver untuk memantau perkembangan kondisi serta perubahan kebutuhan.
- Melakukan kunjungan lapangan dan mengoordinasikan tindak lanjut pendampingan sesuai lingkup layanan yayasan.
3. Perencanaan, Pelaksanaan, dan Evaluasi Program
- Menyusun rencana kegiatan, jadwal, kebutuhan sumber daya, dan anggaran program.
- Mengoordinasikan pelaksanaan program bantuan rutin, kunjungan penerima bantuan, bakti sosial kesehatan, serta kegiatan yayasan lainnya.
- Berkoordinasi dengan tenaga kesehatan, relawan, komunitas, dan mitra pelaksana untuk mendukung kelancaran kegiatan.
- Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan serta efektivitas program, kemudian menyusun rekomendasi perbaikan.
4. Pengelolaan Anggaran dan Pelaporan
- Menyusun dan memantau anggaran operasional serta program sesuai persetujuan pengurus yayasan.
- Mencatat realisasi pengeluaran, menghimpun bukti transaksi, dan menyiapkan laporan pertanggungjawaban secara transparan dan akuntabel.
- Menyusun laporan kegiatan, penyaluran bantuan, dan penggunaan dana untuk pengurus yayasan, donatur, serta mitra.
- Memastikan data dan dokumentasi pendukung laporan tersimpan dengan baik dan dapat ditelusuri.
5. Kemitraan, Hubungan Donatur, dan Fundraising
- Membangun dan menjaga hubungan baik dengan donatur, perusahaan, pemerintah, komunitas, serta mitra strategis lainnya.
- Mengidentifikasi peluang kerja sama dan pendanaan yang sesuai dengan kebutuhan serta tujuan yayasan.
- Menyusun proposal kerja sama, materi presentasi, dan konsep kampanye penggalangan dana.
- Merancang dan melaksanakan strategi fundraising bersama pengurus serta tim terkait untuk mendukung keberlangsungan program.
- Menindaklanjuti komunikasi dengan calon mitra dan donatur serta memastikan komitmen pelaporan dan publikasi kerja sama terpenuhi.
6. Komunikasi, Publikasi, dan Koordinasi Tim
- Mengelola komunikasi dan koordinasi antara pengurus yayasan, tim, serta pihak eksternal.
- Mengoordinasikan perencanaan konten, penyusunan brief, dan publikasi melalui media sosial serta media komunikasi yayasan lainnya.
- Memastikan materi publikasi akurat, sesuai dengan nilai yayasan, serta menjaga privasi dan martabat penerima bantuan.
- Mengoordinasikan dokumentasi kegiatan untuk kebutuhan pelaporan, komunikasi donatur, dan publikasi.
- Memberikan arahan, membagi tugas, dan memantau hasil kerja staf, intern, serta relawan; mendukung proses rekrutmen dan orientasi sesuai kebutuhan.
Requirements
- Pendidikan minimal S1 di bidang Manajemen, Ilmu Sosial, Kesejahteraan Sosial, Komunikasi, atau bidang terkait.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan negosiasi yang baik untuk menjalin hubungan dengan donatur, mitra, dan komunitas.
- Mampu bekerja secara mandiri maupun dalam tim, serta memiliki keterampilan dalam manajemen proyek dan koordinasi program.
- Mampu mengelola anggaran dan laporan keuangan secara transparan dan akuntabel.
- Memiliki kepedulian sosial yang tinggi dan semangat untuk membantu sesama.
- Bersikap profesional, jujur, bertanggung jawab, serta memiliki etos kerja yang baik.
- Mampu bekerja di bawah tekanan, mengelola prioritas, dan menghadapi tantangan dengan sikap positif.
- Fleksibel dan adaptif dalam bekerja dengan berbagai pihak, termasuk komunitas, pemerintah, dan donatur.
- Memiliki inisiatif tinggi dan mampu membuat keputusan yang tepat sesuai kewenangan serta prosedur yayasan.
