Job description for Follow Up Produksi at PT Jaya Mitra Kurnia
1. Memastikan Jadwal Produksi Terpenuhi
- Memantau timeline produksi agar sesuai dengan deadline.
- Berkoordinasi dengan bagian perencanaan dan produksi untuk memastikan tidak ada keterlambatan.
2. Koordinasi Antar Divisi
- Menjalin komunikasi intens dengan bagian pembelian, gudang, QC (Quality Control), dan produksi.
- Menyampaikan update atau kendala dari satu divisi ke lainnya.
3. Monitoring Ketersediaan Bahan Baku
- Memastikan bahan baku dan komponen pendukung tersedia tepat waktu.
- Menindaklanjuti pesanan ke bagian pembelian atau supplier jika terjadi keterlambatan.
4. Menangani Kendala Produksi
- Mengidentifikasi hambatan yang terjadi selama proses produksi (misalnya mesin rusak, kekurangan tenaga kerja, atau bahan tidak sesuai).
- Memberi solusi cepat atau mengkomunikasikan masalah ke pihak terkait.
5. Pelaporan dan Dokumentasi
- Membuat laporan harian/mingguan terkait progress produksi.
- Mendokumentasikan setiap kejadian penting yang memengaruhi jalannya produksi.
6. Kontrol Kualitas dan Kuantitas
- Memastikan barang yang diproduksi sesuai dengan standar kualitas dan jumlah yang ditentukan.
- Berkoordinasi mengenai QC untuk menangani barang reject.
7. Follow Up Penerimaan dan Pengiriman Produk
- Memastikan produk jadi dikirim tepat waktu ke gudang dan atau pelanggan.
- Arsip dan mengecek kesesuaian dokumen pengiriman dan jadwal ekspedisi.
- Melakukan penerimaan bahan dan atau produk.
8. Menjaga dan menjalin hubungan baik dengan vendor, supplier dan buyer.
- Berkoordinasi dengan vendor, supplier dan buyer terkait kebutuhan, spesifikasi, pengiriman/penerimaan produk atas pekerjaan yang
sedang berjalan.
- Sourcing produk yang dibutuhkan.
- Membuat sample untuk produk yang dibutuhkan.
9. Menghitung HPP dan harga jual produk
- Melakukan perhitungan harga pokok produksi dan harga jual untuk di review manejemen.
- Menghitung dan menyediakan opsi HPP dan harga jual untuk pengambilan keputusan menejemen.
10. Pengelolaan Dokumen dan Arsip
- Menyusun dan menyimpan dokumen perusahaan (fisik dan digital).
- Menjaga kerapihan dan keamanan arsip.
- Melakukan filing dan pengarsipan surat masuk/keluar.
11. Administrasi Perkantoran
- Menyiapkan surat menyurat (surat tugas, surat pernyataan, surat keterangan, surat permohonan, memo, dll).
- Menangani kebutuhan ATK (alat tulis kantor).
- Mengelola jadwal rapat, notulen, dan keperluan administrasi harian kantor.
12. Penginputan dan Pengolahan Data
- Menginput data ke sistem komputer (Excel, software perusahaan, E-Catalogue, dll).
- Membuat laporan harian/mingguan/bulanan sesuai kebutuhan.
13. Komunikasi Internal & Eksternal
- Menyampaikan informasi antar divisi secara administratif.
- Menangani tamu, vendor, supplier dan buyer atau klien yang datang ke kantor.
14. Koordinasi dan Support Antar Divisi
- Membantu kebutuhan administrasi divisi lain (pajak, keuangan, HRD, produksi, dll).
- Memberi dukungan operasional yang berkaitan dengan administrasi.
Tambahan Tugas (Tergantung Bidang) :
a. Admin Produksi:
- Monitoring jadwal produksi, input data produksi, follow up bahan baku.
- Membuat purchase order surat jalan, packing list, faktur penjualan.
- Membuat surat penawaran harga.
- Membuat timeline produksi.
b. Admin Keuangan:
- Monitoring pembayaran/piutang.
- Membuat invoice, kwitansi pembayaran/pembelian.
- Membuat forecast atas project yang akan berjalan.
- Membuat pengajuan uang atas kebutuhan operasional.
c. Admin Pajak:
- Membuat faktur pajak atas penjualan.
- Membuat bukti potong PPh Pasal 4 ayat (2).
