Follow up Marketing

FOLLOW UP MARKETING

Department: Marketing & Sales Support

Tujuan Jabatan

Memastikan seluruh aktivitas kunjungan marketing, tindak lanjut customer, permintaan dan pengiriman sample, pengembangan desain, serta peluang penjualan terdokumentasi dengan baik, ditindaklanjuti tepat waktu, dan dipantau hingga menghasilkan order atau keputusan yang jelas dari customer.

Fokus utama pekerjaan

Customer Relationship

Menjaga komunikasi dan hubungan dengan customer aktif maupun customer lama.

Sample Tracking

Memantau permintaan, proses, pengiriman, penerimaan, feedback, dan konversi sample menjadi order.

Sales Monitoring

Memantau potensi order, kendala penjualan, rencana pembelian, dan tindak lanjut tim Marketing.

1. Tanggung jawab dan uraian pekerjaan

A. Follow Up hasil kunjungan Marketing lapangan

• Menerima dan memeriksa laporan kunjungan dari setiap Marketing setelah kunjungan customer.
• Memastikan laporan memuat nama customer, tanggal kunjungan, PIC yang ditemui, tujuan kunjungan, hasil pembicaraan, kebutuhan customer, potensi order, kendala, serta rencana tindak lanjut.
• Memasukkan hasil kunjungan ke dalam database atau laporan monitoring Marketing.
• Membuat daftar tindak lanjut berdasarkan prioritas dan tenggat waktu.
• Mengingatkan Marketing apabila ada tindak lanjut yang belum diselesaikan.
• Memastikan setiap kunjungan memiliki hasil yang jelas, bukan sekadar tercatat sebagai aktivitas kunjungan.

B. Membuat dan memperbarui laporan kunjungan Marketing

• - Menyusun laporan kunjungan secara harian dan merekapnya secara mingguan atau bulanan.
• - Membuat ringkasan customer yang dikunjungi, hasil kunjungan, kebutuhan sample, peluang order, kendala, dan rencana kunjungan berikutnya.
• - Membandingkan rencana kunjungan dengan realisasi kunjungan.
• - Mengidentifikasi customer yang berpotensi menghasilkan order dan customer yang memerlukan perhatian khusus.
• - Menyampaikan laporan kepada atasan atau manajemen sesuai jadwal yang ditentukan.

C. Mengelola permintaan sample

• Menerima dan mencatat permintaan sample dari Marketing atau customer.
• Memastikan spesifikasi sample lengkap, meliputi jenis kain, kualitas, gramasi, warna, desain atau motif, ukuran, jumlah, finishing, dan kebutuhan khusus lainnya jika relevan.
• Memastikan kode desain, kode warna, referensi, dan versi desain tercatat dengan benar.
• Berkoordinasi dengan Design/R&D, Sample Room, Knitting, Printing, atau departemen terkait mengenai ketersediaan dan estimasi penyelesaian sample.
• Memantau status sample sejak permintaan diterima hingga selesai dibuat.
• Menginformasikan keterlambatan atau ketidaksesuaian kepada Marketing dan atasan.
• Memastikan sample yang dibuat sesuai dengan permintaan dan telah mendapat pemeriksaan yang diperlukan sebelum dikirim.

D. Memantau pengiriman dan penerimaan sample

• Memastikan sample sudah selesai dan memperoleh persetujuan internal sebelum pengiriman.
• Memeriksa alamat penerima, nama PIC, nomor telepon, jumlah paket, serta dokumen pengiriman.
• Mencatat tanggal pengiriman, ekspedisi, nomor resi, dan estimasi tiba.
• Melakukan follow up sampai sample dipastikan diterima customer.
• Meminta konfirmasi penerimaan dari customer atau Marketing.
• Menindaklanjuti sample yang terlambat, hilang, rusak, atau tidak sesuai.
• Mengarsipkan bukti pengiriman dan status penerimaan.

E. Follow up sample sampai menjadi order

• Menghubungi Marketing atau customer setelah sample diterima untuk meminta feedback.
• Memastikan apakah sample sudah diperiksa, diuji, dipresentasikan, atau dicoba oleh customer.
• Mencatat hasil evaluasi, termasuk persetujuan, penolakan, permintaan revisi, atau kebutuhan sample tambahan.
• Jika sample disetujui, menanyakan potensi kuantitas, harga, jadwal order, dan estimasi kebutuhan produksi melalui koordinasi dengan Marketing.
• Jika sample belum disetujui, mencari tahu alasan dan membantu mengoordinasikan tindak lanjut.
• Memantau status setiap sample sampai menjadi order, direvisi, ditolak, atau dinyatakan tidak berlanjut dengan alasan yang jelas.
• Membuat laporan rasio konversi sample menjadi order.

F. Mengaktifkan kembali customer yang lama tidak order

• Membuat daftar customer yang tidak melakukan order dalam periode tertentu berdasarkan data penjualan.
• Mengelompokkan customer berdasarkan nilai historis penjualan, jenis produk, potensi pembelian, dan lama tidak aktif.
• Menghubungi customer secara berkala melalui telepon, WhatsApp, email, atau media komunikasi yang disetujui perusahaan.
• Menanyakan kondisi penjualan produk customer dan perkembangan kebutuhan pasar.
• Mengidentifikasi alasan customer berhenti atau mengurangi order, misalnya harga, kualitas, stok, desain, persaingan, pelayanan, atau perubahan kebutuhan.
• Menanyakan kebutuhan sample baru, motif baru, variasi warna, kualitas kain, atau pengembangan produk.
• Menanyakan apakah terdapat kendala pada kain yang diterima sebelumnya.
• Menggali estimasi kebutuhan dan rencana order selanjutnya.
• Menginformasikan hasil follow up kepada Marketing untuk tindakan komersial lebih lanjut.
• Memantau apakah customer kembali aktif melakukan pembelian.

G. Monitoring penjualan dan kebutuhan customer

Follow Up Marketing harus aktif menggali informasi pasar dan kondisi customer, bukan hanya menanyakan kapan order.

Hal-hal yang perlu ditanyakan dan dicatat:

• Bagaimana perkembangan penjualan produk customer saat ini?
• Produk atau motif apa yang paling banyak diminati pasar?
• Apakah stok kain atau produk customer masih tersedia?
• Apakah terdapat kendala pada kain yang diterima, seperti warna, gramasi, handfeel, motif, lebar kain, kualitas, atau konsistensi produksi?
• Apakah ada komplain yang belum diselesaikan?
• Apakah customer memerlukan desain baru, variasi warna, atau sample tambahan?
• Apakah ada produk pesaing atau kebutuhan pasar baru yang perlu direspons?
• Kapan perkiraan customer akan melakukan order berikutnya?
• Berapa perkiraan kebutuhan dan volume order jika sudah dapat diidentifikasi?
• Apakah terdapat perubahan target harga, spesifikasi, atau jadwal pengiriman?

Seluruh informasi harus dicatat secara objektif dan diteruskan kepada Marketing atau departemen terkait. Informasi mengenai harga, komplain, dan spesifikasi tidak boleh diubah atau dijanjikan kepada customer tanpa kewenangan yang sesuai.

H. Membuat notulen rapat dan meeting report

• Membuat notulen setiap rapat dengan Marketing, rapat internal, maupun pertemuan dengan customer yang menjadi tanggung jawabnya.
• Mencatat tanggal, peserta, agenda, pembahasan, kebutuhan customer, keputusan, kendala, dan tindakan yang harus dilakukan.
• Menentukan PIC untuk setiap tindak lanjut beserta target penyelesaiannya.
• Mengirimkan notulen kepada peserta atau atasan sesuai ketentuan perusahaan.
• Memasukkan setiap keputusan dan tindak lanjut ke dalam monitoring agar tidak berhenti sebagai catatan rapat saja.
• Memastikan hasil rapat sebelumnya ditinjau kembali pada pertemuan berikutnya.

I. Membuat laporan harian dan memperbarui database

• Membuat laporan aktivitas harian yang berisi follow up yang dilakukan, respons customer, hasil komunikasi, dan pekerjaan yang belum selesai.
• Memperbarui status sample, pengiriman, feedback customer, peluang order, dan keluhan.
• Memperbarui tanggal follow up berikutnya serta PIC yang bertanggung jawab.
• Memastikan data customer, kontak, riwayat komunikasi, dan status penjualan tercatat secara konsisten.
• Menyusun laporan mingguan dan bulanan yang menunjukkan progres serta masalah yang membutuhkan keputusan atasan.
• Memastikan tidak ada aktivitas penting yang hanya tersimpan di chat pribadi tanpa dicatat di sistem perusahaan.

J. Koordinasi lintas departemen

• Berkoordinasi dengan Design/R&D untuk kebutuhan motif, revisi desain, dan sample baru.
• Berkoordinasi dengan Sample Room dan Produksi untuk status pengerjaan sample.
• Berkoordinasi dengan Quality Control (QC) jika terdapat masalah kualitas atau keluhan kain.
• Berkoordinasi dengan PPIC atau departemen terkait untuk informasi kesiapan produksi, sesuai kewenangan.
• Berkoordinasi dengan Sales/Marketing mengenai harga, penawaran, potensi order, dan jadwal kunjungan.
• Membantu menyampaikan informasi customer kepada departemen terkait dan memantau penyelesaiannya.
• Melakukan eskalasi kepada atasan apabila terjadi keterlambatan, masalah berulang, risiko kehilangan order, atau keluhan serius.