Job description for Finance & GA at Yayasan Indonesia Maju Rakyat Bahagia (IMRB)
Deskripsi Pekerjaan :
- Bertanggung jawab atas administrasi sumber daya manusia di lingkungan SPPG, termasuk pengelolaan data karyawan, relawan, absensi, kontrak kerja, dan dokumen pendukung lainnya secara tertib dan terarsip.
- Menyusun dan mengelola jadwal kerja, pembagian shift, serta rotasi petugas dan relawan agar operasional persiapan, pengolahan, pemorsian, dan distribusi berjalan efektif.
- Melakukan monitoring kehadiran, disiplin kerja, serta pencatatan lembur, izin, cuti, dan pergantian personel setiap hari.
- Mendukung proses rekrutmen, onboarding, dan administrasi penempatan tenaga kerja atau relawan baru, termasuk briefing awal mengenai SOP kerja, kebersihan, dan keselamatan pangan.
- Berkoordinasi dengan Kepala SPPG dan penanggung jawab operasional dalam evaluasi kinerja personel, khususnya petugas persiapan bahan, pengolahan, pemorsian, pencucian, dan distribusi.
- Membantu pelaksanaan pelatihan internal, edukasi, dan peningkatan kapasitas SDM, termasuk pencatatan daftar hadir, materi, serta dokumentasi kegiatan.
- Memastikan seluruh personel memahami dan mematuhi SOP kerja, standar kebersihan, keamanan pangan, perilaku hidup bersih dan sehat, serta tata tertib kerja SPPG.
- Mengelola administrasi komunikasi dan koordinasi dengan pihak eksternal yang berkaitan dengan SDM, seperti satuan pendidikan, Puskesmas, kader kesehatan, dan relawan komunitas bila diperlukan.
- Bertanggung jawab atas pencatatan kegiatan harian personel, termasuk laporan tugas, kendala operasional, kebutuhan tenaga tambahan, dan tindak lanjut perbaikan.
- Menyusun laporan administrasi SDM secara harian, mingguan, dan bulanan, meliputi absensi, evaluasi kinerja, kebutuhan tenaga kerja, dan efektivitas pembagian shift.
- Mendukung budaya kerja yang positif melalui pengelolaan hubungan kerja, komunikasi internal, serta penyelesaian administrasi atas permasalahan personel secara cepat dan profesional.
Kualifikasi :
- Pendidikan minimal D3 (diutamakan jurusan Manajemen, Administrasi, Akuntansi).
- Memiliki pengalaman di bidang administrasi/HR/operasional minimal 3 tahun pengalaman (fresh graduate dipertimbangkan).
- Mampu mengoperasikan Microsoft Office (terutama Excel dan Word) dengan baik.
- Memiliki kemampuan administrasi yang rapi, teliti, dan terorganisir.
- Memiliki kemampuan komunikasi dan koordinasi yang baik.
- Disiplin, bertanggung jawab, dan mampu bekerja di bawah tekanan.
- Mampu bekerja secara individu maupun dalam tim.
- Memiliki inisiatif tinggi dan mampu melakukan problem solving dengan baik.
