Job description for Facility Officer (Admin) at AEON delight Indonesia
Tugas & Tanggung Jawab
1 Dukungan Administrasi
a. Memfasilitasi pengajuan uang muka, klaim pengeluaran, dan voucher pembayaran.
b. Mamantau dan menjaga persediaan pantry, perlengkapan P3K, air galon dan toilet VIP.
c. Melakukan pemeriksaan inventaris bulanan dan menyiapkan laporan pemeliharaan.
d. Mengelola pengarsipan dokumen dan melacak distribusi paket.
2. Operasional dan Layanan Tamu
a. Mendistribusikan dan mengelola dokumen atau paket antar-departemen maupun eksternal.
b. Berkoordinasi dengan keamanan gedung dan kurir untuk pengaturan pengiriman dan penjemputan.
c. Mendukung tugas resepsionis, termasuk mendampingi tamu dan menyajikan minuman.
d. Mengawasi layanan kebersihan untuk memastikan kebersihan area tamu.
3. Pemeliharaan Aset Peralatan Kantor dan Dukungan Acara
a. Berkoordinasi dengan vendor untuk pemeliharaan peralatan dan kesiapan kantor.
b. Membantu dalam penataan acara, termasuk pengaturan ruang, logistik, dan perlengkapan.
c. Mendukung tugas administratif seperti dokumentasi kendaraan, pengelolaan kartu akses, dan koordinasi pencetakan kartu identitas.
d. Menyiapkan materi dan logistik untuk acara penandatanganan internal.
4. Hubungan dengan Manajemen Gedung
a. Mengawasi tim engineering gedung untuk kegiatan perbaikan dan pemeliharaan.
b. Berkoordinasi dengan vendor untuk kebutuhan pemeliharaan rutin kantor.
5. Dukungan Antar Departemen
a. Memberikan dukungan administrasi untuk penjilidan dokumen, logistik acara dan tindak lanjut faktur.
b. Menangani klaim pengeluaran dan faktur terkait dinas.
6. Proyek Ad-hoc
Menangani tugas-tugas tambahan atau proyek khusus yang ditugaskan sesuai kebutuhan operasional kantor.
