Job description for Executive Secretary to CEO at Cahaya Buana Group
Sebuah group perusahaan industri furnitur berskala nasional yang berkantor pusat di SENTUL BOGOR, membutuhkan tenaga profesional yang kreatif dan handal untuk menempati posisi :
Executive Secretary to CEO
Kualifikasi:
- Pendidikan minimal DIII/S1, semua jurusan.
- Memiliki pengalaman minimal 3 tahun sebagai Executive Secretary, Secretary, Personal Assistant, atau posisi sejenis; diutamakan yang pernah mendukung Direktur/CEO/Top Management.
- Mampu berkomunikasi dengan baik dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris, baik lisan maupun tulisan.
- Kemampuan Bahasa Mandarin menjadi nilai tambah.
- Terampil menggunakan Microsoft Office dan teknologi komunikasi digital.
- Memiliki kemampuan administrasi, dokumentasi, dan filing yang baik.
- Teliti, terorganisasi, cekatan, dan memiliki perhatian terhadap detail.
- Memiliki kemampuan mengatur prioritas dan manajemen waktu yang baik.
- Komunikatif, proaktif, memiliki inisiatif, dan mampu melakukan follow-up secara konsisten.
- Mampu bekerja secara mandiri dengan arahan minimal serta mampu berkoordinasi dengan berbagai pihak.
- Memiliki kemampuan komunikasi yang diplomatis dan mampu menjaga hubungan profesional dengan berbagai level.
- Memiliki integritas tinggi, dapat dipercaya, dan mampu menjaga kerahasiaan.
- Memiliki kemampuan judgment yang baik dan mampu menghadapi situasi kerja yang dinamis.
- Bersedia melakukan perjalanan dinas ke luar kota.
- Bersedia ditempatkan di Sentul – Bogor.
Tugas dan Tanggung Jawab :
- Mengelola agenda dan jadwal CEO, termasuk mengatur prioritas serta memastikan kelancaran pelaksanaan setiap agenda.
- Menjadi penghubung komunikasi CEO dengan manajemen, unit/cabang, mitra bisnis, dan pihak eksternal perusahaan.
- Mengelola korespondensi dan komunikasi CEO, termasuk menyusun konsep surat, email, pesan, maupun komunikasi lainnya.
- Menyiapkan kebutuhan meeting CEO, termasuk agenda, dokumen, data, materi briefing, dan kebutuhan lainnya.
- Membuat notulen/minutes of meeting serta memastikan hasil keputusan dan tugas rapat ditindaklanjuti oleh pihak terkait.
- Melakukan monitoring dan follow-up atas berbagai hal yang menjadi perhatian atau arahan CEO.
- Menyiapkan dokumen, data, rekapitulasi, laporan, dan bahan presentasi yang diperlukan CEO.
- Mengelola dokumentasi dan pengarsipan dokumen CEO, baik fisik maupun digital.
- Mengatur kebutuhan perjalanan dinas CEO, termasuk tiket, akomodasi, transportasi, dan kebutuhan perjalanan lainnya.
- Menjaga kerahasiaan informasi, dokumen, komunikasi, agenda, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan CEO maupun perusahaan.
- Melaksanakan tugas administratif dan koordinasi lainnya untuk mendukung efektivitas kerja CEO.
