Job description for Executive Assistant at PT Casa Decorindo
Kualifikasi :
- Minimal D3/S1/S2 di bidang Management, Bisnis, Sekertaris, Administrasi Perkantoran
- Minimal 5 - 10 tahun pengalaman bekerja sebagai Executive / Personal Assistant
- Respons yang cepat, teliti, detail, dapat diandalkan
- Tech Savvy, Mahir dalam menggunakan paket Microsoft Office, Google Workspace, Google Calendar, ChatGPT etc
- Kemampuan problem-solving yang cepat dan bersikap tenang di bawah tekanan
- Memiliki kemampuan organisasi, multitasking, dan manajemen waktu yang sangat baik
- Keterampilan komunikasi interpersonal dan customer service yang unggul
- Memiliki sikap profesional, loyal, dapat dipercaya
- Bersedia bekerja dengan batas waktu yang ketat
Tugas & Tanggung Jawab Utama:
- Menangani tugas-tugas khusus sesuai arahan atasan
- Mengelola dan mengkoordinasikan jadwal harian, rapat, dan perjalanan Direksi
- Menyusun notulensi yang jelas dan ringkas dalam waktu 24 jam setelah rapat
- Mengingatkan Direksi mengenai agenda mendatang dan keputusan yang perlu diambil
- Memiliki kemampuan komunikasi internal dan eksternal yang baik
- Menjadi kontak utama dan mengawasi kontraktor luar atau vendor pihak ketiga
- Mengelola anggaran operasional direksi harian, mencatat pengeluaran, dan menyusun laporan bulanan yang transparan
- Membantu perencanaan, koordinasi, dan pelaksanaan acara atau perjamuan dengan direksi
- Memberikan dukungan administratif umum, termasuk pengetikan, penyusunan dokumen, dan pengarsipan
- Menyiapkan ringkasan informasi (briefing) yang padat dan jelas bagi Direksi
- Memastikan kelancaran operasional dengan menangani berbagai tugas rutin
- Mengelola sistem pemantauan induk (master tracker) untuk tindakan dan komitmen manajemen
- Memasukkan tindakan yang belum tuntas ke dalam agenda rapat yang relevan
- Menyusun laporan mingguan yang mencakup tindakan yang telah selesai, akan datang, terlambat, dan terhambat
- Menjaga kerahasiaan (discretion) mutlak 24/7 mengenai kehidupan pribadi direksi
Tahapan Rekruitmen:
- Pre-Intreview (Online)
- Interview HR & Skill Test (Offline)
- Interview BOD (Offline)
