Job description for Executive Assistant to Director at RJ Episodes
Executive Assistant to Director
Kami sedang mencari seorang Executive Assistant yang sangat terorganisir, bertanggung jawab, dan proaktif untuk memberikan dukungan administratif dan operasional secara langsung kepada Direktur Perusahaan.
Posisi ini mencakup pengelolaan dokumen, pengaturan jadwal dan tugas Direktur, komunikasi dengan pihak eksternal, serta kunjungan rutin terkait pekerjaan ke instansi pemerintah dan kantor pelayanan publik.
Tanggung Jawab Utama:
* Memberikan dukungan administratif dan operasional harian kepada Direktur.
* Mengelola dokumen masuk dan keluar, surat-menyurat, kontrak, invoice, dan arsip perusahaan.
* Mengatur dan memelihara sistem pengarsipan dokumen fisik dan digital.
* Mengelola kalender, janji temu, rapat, dan prioritas harian Direktur.
* Memantau tugas, tenggat waktu, dan tindak lanjut untuk memastikan seluruh pekerjaan diselesaikan tepat waktu.
* Menyiapkan surat, formulir, laporan, presentasi, dan dokumen bisnis lainnya.
* Berkomunikasi dengan klien, mitra, vendor, konsultan, dan perwakilan instansi pemerintah.
* Mengunjungi instansi pemerintah dan kantor pelayanan publik, termasuk BPJS, kantor pajak, kantor imigrasi, bank, notaris, dan lembaga terkait lainnya untuk menyerahkan, memproses, atau mengambil dokumen.
* Mengoordinasikan rapat, menyiapkan agenda, membuat notulen, dan menindaklanjuti keputusan atau tindakan yang telah disepakati.
* Membantu menjalankan keperluan bisnis dan tugas khusus yang diberikan oleh Direktur.
* Menjaga kerahasiaan informasi perusahaan dan informasi pribadi dengan tingkat kebijaksanaan dan profesionalisme yang tinggi.
* Mendukung tugas administratif dan operasional lainnya apabila diperlukan.
Persyaratan:
* Memiliki pengalaman kerja relevan minimal dua tahun sebagai Executive Assistant, Personal Assistant, Sekretaris, Administrative Assistant, General Affairs Officer, atau posisi serupa.
* Memiliki kemampuan berbahasa Inggris yang baik, baik secara lisan maupun tertulis.
* Fasih berbahasa Indonesia.
* Memiliki kemampuan administrasi dan pengelolaan dokumen yang baik.
* Menguasai Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs, Google Sheets, dan Google Drive.
* Memiliki kemampuan organisasi, komunikasi, dan manajemen waktu yang sangat baik.
* Proaktif, dapat diandalkan, teliti, dan mampu bekerja secara mandiri.
* Terbiasa berkomunikasi dengan instansi pemerintah dan menangani prosedur administrasi resmi.
* Mampu menangani beberapa tugas sekaligus dan menyesuaikan diri dengan perubahan prioritas.
* Berdomisili di Bali dan bersedia melakukan kunjungan kerja rutin ke berbagai lokasi di Bali.
* Memiliki kendaraan pribadi dan SIM yang masih berlaku akan menjadi nilai tambah.
Sistem Kerja:
Posisi ini merupakan pekerjaan full-time dengan sistem hybrid. Kandidat harus bersedia menghadiri rapat di kantor, menjalankan berbagai keperluan bisnis, serta melakukan kunjungan ke instansi pemerintah dan lokasi lainnya di Bali.
